La Asamblea o Junta de Socios debe reunirse de manera obligatoria en o antes del 31 de marzo próximo. Para tal efecto debe ser convocada por el Gerente de la sociedad, mediante comunicación escrita dirigida a la dirección que reposa en los registros de la sociedad. Esta convocatoria debe contener el orden del día, la fecha, lugar y hora de la reunión.
En las sociedades por acciones, si un accionista no es convocado a la reunión, puede existir una reunión por derecho propio, es decir que dos o más accionistas pueden reunirse, independientemente del número de acciones que representen, el primer día hábil del mes de abril, a las 10 de la mañana en la sede del domicilio social de la Sociedad, y podrán deliberar y decidir válidamente para tomar las acciones pertinentes ante la ausencia de convocatoria.
La comunicación formal de convocatoria que deberá ser enviada con una antelación mínima de quince (15) días hábiles a la fecha de realización de la reunión, debe contener :
- Nombre de la sociedad,
- Título que indique que se trata de una convocatoria a reunión del órgano social respectivo,
- Fecha, hora, ciudad, dirección del sitio específico donde se celebrará la reunión, indicando si es del caso, el nombre del salón correspondiente,
- Orden del día, e indicación de la persona o personas que efectúan la convocatoria. (ver modelo de convocatoria)
Durante el término de convocatoria, cualquier asociado puede ejercer el derecho de inspección, esto es acceder a la sede social de la Sociedad para revisar los Estados Financieros, y acceder a los libros sociales que por disposición legal deben estar a su disposición.
Entre la información que deberá estar a disposición de los asociados, se encuentra :
- Estados Financieros con sus notas, certificación y dictamen del Revisor Fiscal
- Proyecto Distribución de Utilidades
- Informe de Gestión
El día de la reunión se deben observar a cabalidad las disposiciones sobre quórum y mayorías establecidas en los estatutos y en la ley, es decir que exista un número suficiente de acciones presentes y representadas, que permitan al órgano social (Asamblea o Junta de Socios) deliberar válidamente y tomar decisiones. De no existir el quórum suficiente, podrá citarse a una reunión de segunda convocatoria.
Es de vital importancia que sobre el desarrollo de la reunión y de las decisiones adoptadas se deje constancia en un Acta, que debe ser elaborada durante la reunión, o en su defecto ser encargada a una comisión válidamente elegida para tal efecto.
Por considerarlo útil y de interés, sugerimos consultar para cualquier duda puntual y específica la Guía Práctica para la Celebración de Asambleas y Juntas de Socios, elaborada por la Superintendencia de Sociedades.
