Si usted administra una sociedad o una sucursal de sociedad extranjera o una empresa unipersonal (conjuntamente “Entidades Empresariales”), es empleado de dirección, confianza y manejo, o sobre todo, si es socio o accionista (propietario) de una Entidad Empresarial, le interesará saber que existe un listado extenso de obligaciones que cumplir durante el primer trimestre del año.
Es una realidad que además de la enorme carga que significa gerenciar y administrar un negocio, el Estado colombiano impone en cabeza de los administradores, una serie de obligaciones que deben ser cumplidas a cabalidad y cuya inobservancia puede generar sanciones, dentro de los cuales se encuentra el de dar cuenta de su gestión anual al Máximo Órgano Social (MOS), esto es, la Asamblea General de Accionistas (para las sociedades por acciones) o Junta de Socios (para las sociedades de personas).
Adicional a ello, tenga en cuenta que los socios o accionistas de una Entidad Empresarial pueden hacer valer sus derechos a través de una serie de herramientas y protecciones legales, acceder a la información necesaria para conocer el estado de la Entidad Empresarial en la que ha invertido y, además, ejercer control sobre la gestión de los administradores, incluyendo circunstancias de competencia o de conflicto de interés que perjudiquen los intereses de la Entidad Empresarial.
El presente documento es elaborado por Lozano Vila & Asociados (LVA) para sus clientes y amigos con el fin de poner de presente algunas de las obligaciones legales que las Entidades Empresariales deben tener en cuenta a principios de año. Este boletín informativo no pretende referirse a todas las obligaciones existentes, busca simplemente servir como marco de referencia y sugerimos revisar caso a caso, para lo cual ponemos a su disposición nuestro equipo de abogados.
Información General
Salario mínimo legal vigente:
$ 828.116
Salario mínimo integral vigente:
$ 10.765.508
Auxilio de transporte:
$ 97.032
Unidad de Valor Tributario (UVT)
$ 34.270
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Informe de la JD:
En conjunto con el informe de gestión, el gerente debe someter a consideración del MOS un informe de la JD sobre la situación económica y financiera de la Entidad Empresarial que contenga, además de los datos contables y estadísticos pertinentes, lo siguiente: el detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquier otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la Entidad Empresarial; las erogaciones por los mismos conceptos indicados antes que se hubieren hecho a favor de asesores o gestores, vinculados o no a la Entidad Empresarial mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones; las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro similar, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas; los gastos de propaganda y de relaciones públicas; los dineros u otros bienes que la Entidad Empresarial posea en el exterior y las obligaciones en moneda extranjera; y las inversiones discriminadas de la Entidad Empresarial en otras sociedades, nacionales o extranjeras.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículo 446
- Circular Básica Jurídica de la Supersociedades describe lo que debe contener el informe del gerente de la compañía. Ver Capítulo III, letra M
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
EEFF:
Al final de cada ejercicio social y, por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, la Entidad Empresarial está en la obligación de cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros (EEFF) de propósito general a ser sometidos a consideración del MOS para su aprobación.
Los EEFF de propósito general deben acompañar el informe de gestión del gerente, junto con sus notas, cortados a fin del respectivo ejercicio, incluyendo el detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles, el dictamen sobre los EEFF y el informe emitido por el revisor fiscal o por contador independiente.
Recomendamos muy especialmente que los EEFF sean preparados con estricto apego a las normas contables, financieras y tributarias vigentes; además, que en su preparación y presentación intervengan de manera conjunta y coordinada la gerencia, la dirección financiera (o su equivalente), el equipo contable y la revisoría fiscal, cuestión de que su lectura, presentación, análisis y aprobación no sea un ejercicio confuso y sorpresivo el día de la reunión del MOS.
Los asociados que a su vez tengan la calidad de administradores o de empleados de la sociedad, no podrán votar los balances ni las cuentas de fin de ejercicio. En tal caso, el quórum y por consiguiente la mayoría decisoria para la aprobación de este punto del orden del día, se integrará con las cuotas o acciones de quienes tengan la aptitud para votar, esto es, descontando previamente aquellas de que sean titulares las personas que están inhabilitadas para ese fin. A su turno, cuando quiera que todos los asociados tengan esa condición, se entenderá que la aprobación está dada implícitamente en la medida en que no haya objeción de parte de ninguno de los asociados. Esta disposición excluye a las sociedades por acciones simplificadas (SAS), a menos que en los estatutos se contemple lo contrario.
Puede consultar:
- Ley 222 de 1995 artículo 34
- Código de Comercio, artículo 185
- Ley 1258 de 2008 artículo 38
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Informe Revisor Fiscal:
El informe de gestión del gerente debe incluir el informe emitido por el revisor fiscal, si lo hubiere.
Tener en cuenta que no todas las Entidades Empresariales están obligadas a tener un revisor fiscal. Será obligatorio tener revisor fiscal en todas las sociedades comerciales, de cualquier naturaleza, cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, sean o excedan el equivalente de 5000 salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos durante el año inmediatamente anterior, sean o excedan al equivalente a 3000 salarios mínimos. Sin embargo, las sucursales de sociedades extranjeras deberán tener obligatoriamente revisor fiscal.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículos 203, 207 y 446
- Ley 43 de 1990 artículo 13 parágrafo 2, numeral 5
- Circular Básica Jurídica de la Supersociedades describe lo que debe contener el informe del gerente de la compañía. Ver Capítulo III, letra M
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Proyecto de Distribución de Utilidades:
El proyecto de distribución de utilidades repartibles deberá incluir la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable.
Para distribuir por debajo del 50% de las utilidades liquidas o incluso acordar la no distribución, se requiere el voto afirmativo de un número plural de socios que represente por lo menos el 78% de las acciones, cuotas o partes de interés que se encuentren representadas en la reunión.
De otro lado, cuando la suma de la reserva legal, estatutaria u ocasional excediere del 100% del capital suscrito, el porcentaje obligatorio de utilidades liquidas a repartir será del 70%, a menos que se obtenga la mayoría calificada del 78% de los votos presentes en la reunión.
Estas disposiciones han sido excluidas en las SAS, a menos que en los estatutos se contemple lo contrario.
Tener en cuenta también que únicamente podrán distribuirse dividendos una vez sean aprobados los EEFF por el MOS en marzo de 2019. Adicionalmente, tampoco procederá dicho reparto si no se han enjugado las pérdidas de ejercicios anteriores y se hacen las apropiaciones respectivas para las reservas.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículos 155 y 454
- Ley 222 de 1995 artículo 240 y 33
- Ley 1258 de 2008 artículo 38
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Reunión ordinaria del MOS:
El MOS está compuesto por los socios o accionistas que detentan la participación en el capital de la sociedad.
El MOS de toda sociedad sesionará en reunión ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículo 181, 419 y 422
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Convocatoria al MOS:
Es la citación a los asociados para que se reúnan en una fecha, hora y lugar determinados para integrar el MOS, que corresponde efectuarla al representante legal por regla general, aunque se sujeta a lo establecido en los estatutos.
Debe efectuarse utilizando el mecanismo de comunicación previsto en los estatutos (correo, fax, e-mail, etc.). Es conveniente que se deje prueba de la respectiva citación. A falta de estipulación se realiza mediante aviso que se publica en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.
La convocatoria debe incluir: Nombre de la sociedad, nombre y clase del órgano que convoca, fecha y hora de la reunión, ciudad y dirección en donde se llevará a cabo la reunión, teniendo en cuenta que la reunión del MOS debe realizarse en el domicilio principal de la sociedad (salvo los casos de reuniones universales). En la SAS el MOS puede reunirse en el domicilio principal o fuera de el, aunque no esté presente un quórum universal, siempre y cuando se cumplan los requisitos de quórum y convocatoria previstos en la ley.
Cuando se trate de aprobar EEFF se sugiere indicar a los asociados que tienen a su disposición todos los documentos para el ejercicio del derecho de inspección, que se mencionan más adelante.
Tratándose de reuniones en que hayan de aprobarse los EEFF de fin de ejercicio, la convocatoria se hace cuando menos con 15 días hábiles de anticipación. En la SAS, salvo estipulación estatutaria en contrario, la reunión ordinaria del MOS es convocada con una antelación mínima de 5 días hábiles.
Para establecer la antelación no se tendrán en cuenta ni el día de la convocatoria, ni el de la reunión. Si en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad laboran ordinariamente los días sábados, éstos se tendrán como hábiles para tal fin.
Las fallas en la convocatoria producen ineficacia, es decir, las decisiones adoptadas en la reunión no producen efecto jurídico, sin necesidad de declaración judicial.
Cabe anotar que en la SAS los accionistas podrán renunciar a su derecho a ser convocados a una reunión determinada del MOS.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículo 181, 186, 190, 424, 433 y 897
- Ley 1258 de 2008 artículos 20, 21 y 22
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Representación:
Todo asociado podrá hacerse representar en las reuniones del MOS mediante poder que deberá reunir los siguientes requisitos: (i) Que conste por escrito mediante el uso de cualquier mecanismo (carta, telegrama, fax, correo electrónico, etc.); (ii) Que indique el nombre del apoderado y si concede la facultad para sustituir; (iii) La fecha o época de la reunión, salvo que sea un poder general; y (iv) Los demás requisitos que se indiquen en los estatutos.
Los poderes otorgados en el exterior solo requerirán las formalidades aquí previstas.
Salvo los casos de representación legal, los administradores y empleados de la sociedad no podrán representar en las reuniones del MOS acciones o cuotas distintas de las propias, mientras estén en ejercicio de sus cargos. En las SAS, la mencionada prohibición fue abolida para otorgarles a los administradores y empleados que se encuentren en dichas circunstancias la capacidad de representación, a menos que en los estatutos se pacte lo contrario.
La representación de las cuotas o acciones de la sucesión ilíquida corresponde a las siguientes personas según el caso: (i) Cuando hay un albacea con tenencia de bienes, corresponde a él la representación; (ii) Siendo varios los albaceas, debe designarse un solo representante, salvo que uno de ellos haya sido autorizado por el juez o el funcionario competente para el efecto; (iii) Si no hay albacea, o habiéndolo, el anterior no acepta el encargo, corresponde la representación a la persona que por mayoría de votos designen los sucesores reconocidos en el juicio o el respectivo trámite sucesoral. Cuando quiera que no se pueda elegir al administrador de la manera anteriormente señalada, se otorga a cada uno de los comuneros la facultad de acudir al juez para que los convoque a junta general, quien determina expresamente la fecha, hora y lugar de la reunión y así, bajo su presencia, efectuar el aludido nombramiento, en cuyo caso puede hacerse por cualquier número de sucesores que concurra y, en el evento que no se logre el referido nombramiento, este corresponde al juez, en concordancia con lo previsto en el inciso 20 del artículo 378 del Código de Comercio; (iv) Los legitimarios no reconocidos como herederos no tienen la representación de la herencia ni la facultad de elegir, por mayoría de votos, la persona que represente las acciones de la sucesión; y (v) En el evento que no existan sucesores reconocidos, la representación le corresponderá al curador de la herencia yacente (bienes de un difunto cuya herencia no ha sido aceptada), para lo cual es promover ante el juez la declaratoria de la herencia yacente y la designación del curador que la represente.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículos 184 y 185
- Ley 1258 de 2008 artículos 38
- Ley 95 de 1890 artículos 17 y 18
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Inspección de libros y documentos:
El derecho de inspección es una prerrogativa individual inherente a la calidad de asociado y consiste en la facultad que le asiste de examinar, directamente o mediante persona delegada para el efecto, los libros y papeles de la Entidad Empresarial, con el fin de enterarse de la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la misma. Este derecho, de manera correlativa, implica la obligación de los administradores de entregar la referida información en los términos y condiciones que exigen tanto las normas contables, como las normas propias del ordenamiento societario, y los estatutos sociales de cada sociedad.
Son objeto de inspección todos los libros de comercio, la correspondencia relacionada con los negocios sociales, los comprobantes y soportes de contabilidad, los EEFF y los demás documentos que la JD y el gerente deben presentarle al MOS, y que se enuncian a continuación: (i) El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social; (ii) Un proyecto de distribución de utilidades repartibles una vez deducidos impuestos por el correspondiente ejercicio gravable; (iii) El informe de la JD sobre la situación económica y financiera de la Entidad Empresarial; (iv) Un informe escrito del gerente sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende al MOS; (v) El informe escrito del revisor fiscal.
No serán objeto de inspección documentos que versen sobre secretos industriales o cuando se trate de datos que de ser divulgados puedan ser utilizados en detrimento de la Entidad Empresarial.
La oportunidad para ejercer el derecho de inspección, varía dependiendo del tipo societario. En las sociedades colectivas, en comandita y de responsabilidad limitada, puede ejercerse este derecho en cualquier momento; en las sociedades anónimas, solamente puede ejercerse durante los 15 días hábiles anteriores a las reuniones del MOS en donde vayan a considerar los EEFF; y en las SAS, durante los 5 días hábiles anteriores a dicha reunión, a menos que en los estatutos se convenga un término superior.
El derecho de inspección es ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario de que se trate, a partir del momento mismo en que se envía la convocatoria y hasta el día de celebración de la reunión. Durante ese tiempo, la gerencia debe disponer de un lugar adecuado en su sede administrativa, para que los asociados acudan (incluso en compañía de sus asesores) para revisar los EEFF, con sus notas y demás documentación societaria.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículos 314, 328, 369, 379 numeral 40, 422 y 447
- Ley 222 de 1995, artículo 48
- Ley 1258 de 2008, artículos 20 y 21
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Celebración de la reunión del MOS:
Al comienzo de toda reunión debe verificarse la existencia del quórum necesario para deliberar de acuerdo con lo pactado en los estatutos. En caso de que no concurra el número de socios que integre dicho quórum, no puede llevarse a cabo la reunión, so pena de que las decisiones resulten ineficaces.
En toda reunión del MOS debe verificarse lo siguiente: (i) La calidad de asociado; (ii) Si se trata de una sociedad por acciones, se debe acudir al libro de registro de accionistas para constatar que el asociado se encuentre inscrito, y si se trata de sociedades por cuotas o partes de interés, la calidad debe constar en el respectivo certificado de existencia y representación legal.
Cada accionista debe votar con todas sus acciones en un mismo sentido, excepción hecha exclusivamente de las SAS, en las que sí es viable, y solo para las decisiones relativas a la elección de JD u otros cuerpos colegiados.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículo 190
- Ley 1258 de 2008, artículo 23
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Actas de las reuniones del MOS:
Las decisiones del MOS se hacen constar en actas aprobadas por la misma o por las personas de la reunión que se designen para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma. Serán numeradas cronológicamente y en forma continua, y deben incluir la siguiente información como mínimo: número consecutivo del acta, ciudad donde se efectúa la reunión, fecha y hora e inicio de la reunión, fecha en que se convocó, salvo que se trate de una reunión universal, indicación de quién hizo la convocatoria y la calidad en que la efectuó, el medio utilizado para convocar la reunión, nombre y Nit de la sociedad, lista de asociados que asistieron o que se hicieron representar con indicación del número de cuotas o acciones de cada uno de ellos (si concurren a través de apoderado, se expresará el nombre del anterior, y si el asociado es una persona jurídica o un incapaz, se indicará en qué calidad actúa su representante), los asuntos tratados, las decisiones adoptadas, el número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco, las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión, las designaciones efectuadas, la fecha y hora de su clausura, la indicación de las personas que actúen o se designen como presidente y secretario, y el número de votos con que fueron elegidos. De cada decisión se debe indicar el número de votos con que fue aprobada o negada.
Los EEFF de fin de ejercicio y sus anexos, así como los informes del representante legal, de la JD y del revisor fiscal, deben incluirse en el cuerpo del acta o como anexos a ella, en la forma como hayan sido presentados a los asociados durante la reunión.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículo 431
- Circular Básica Jurídica de la Supersociedades, Capítulo III, letra N, literal i (pp. 44, 45 y 46)
Obligaciones frente a la misma Entidad Empresarial
Corporativo
Renovación de la matrícula mercantil y del Registro Público de Proponentes:
Antes del 31 de marzo de cada año, todas las Entidades Empresariales deben renovar su matrícula mercantil y la de sus establecimientos de comercio. La renovación causará los derechos liquidados sobre el total de activos a la tarifa vigente para cada año.
Adicionalmente, aquellas empresas que estén inscritas en el Registro Único de Proponentes (RUP), con intereses en participar en los procesos de contratación ante las entidades estatales, para la ejecución de obras, suministro de bienes o prestación de servicios, deben renovar la inscripción en el RUP entre el 1° de enero hasta el quinto día hábil del mes de abril de cada año (5 de abril de 2019) a una tarifa única de $554.000.
Puede consultar:
- Decreto 1074 de 2015
- Ley 1150 de 2007
- Decreto 19 de 2012
- Decreto 1082 de 2015
- Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio título VIII, capítulo 4 numeral 4.1.
Obligaciones frente a la Cámara de Comercio
Corporativo
Depósito de los EEFF:
Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, toda sociedad debe depositar copia de los EEFF de propósito general, junto con sus notas y el dictamen profesional correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social.
Únicamente aquellas sociedades que tengan la obligación de remitir sus EEFF a la Superintendencia de Sociedades están eximidas de depositarlos en las Cámaras de Comercio.
Una vez depositados los EEFF en las Cámaras de Comercio a través de los mecanismos que éstas establezcan para tal efecto, cualquier tercero podrá solicitar copia de dichos. Las Cámaras de Comercio deberán conservar la información depositada por 5 años.
Puede consultar:
- Ley 222 de 1995, artículos 41 y 42
Obligaciones frente a la Superintendencia de Sociedades
Corporativo
Reporte de los EEFF:
Las Entidades Empresariales sometidas a vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades están obligadas a reportar EEFF de fin de ejercicio de cada año, certificados y dictaminados, según corresponda, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esa entidad.
Adicionalmente, la Supersociedades puede solicitar información jurídica, contable o económica a Entidades Empresariales que no estén sometidas a vigilancia o control, mediante acto administrativo particular.
Se exceptúan de lo anterior, aquellas Entidades Empresariales inspeccionadas que estén en proceso de liquidación voluntaria y las que determinen que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2018; sin embargo, así deben manifestarlo antes del vencimiento del plazo.
No se admiten EEFF de prueba, preliminares o en proceso de auditoría, y deben ir acompañados de los documentos adicionales indicados por la Supersociedades para cada caso. Además, el plazo para el envío de la información es improrrogable. Las fechas dependen de los últimos dígitos del NIT y que son definidas por la Supersociedades, con inicio el 27 de marzo y final el 30 de abril de este año.
Puede consultar:
- Código de Comercio, artículo 289
- Ley 222 de 1995, artículos 37 y 28 literal I
- Decreto 2101 de 2016, párrafos 74, 75 y 76 del Anexo 5
- Ley 222 de 1995, artículos 83 y 84
- Decreto 1023 de 2012
- Decreto 1074 de 2015
- Circular Externa 201-000005 del 9 de noviembre de 2018 de la Supersociedades.
Obligaciones frente a la Superintendencia de Sociedades
Corporativo
Envío de información financiera NIIF Plenas o Pymes:
Los EEFF separados e individuales, con corte a 31 de diciembre de 2018, certificados y dictaminados, deben ser entregados en 2019, dentro de las fechas que se indican a continuación, de acuerdo con los dos últimos dígitos del Nit de la Entidad Empresarial
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 | Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 |
|---|---|---|---|
| 01-05 | 27 marzo | 51-55 | 10 abril |
| 06-10 | 28 marzo | 56-60 | 11 abril |
| 11-15 | 29 marzo | 61-65 | 12 abril |
| 16-20 | 01 abril | 66-70 | 22 abril |
| 21-25 | 02 abril | 71-75 | 23 abril |
| 26-30 | 03 abril | 76-80 | 24 abril |
| 31-35 | 04 abril | 81-85 | 25 abril |
| 36-40 | 05 abril | 86-90 | 26 abril |
| 41-45 | 08 abril | 91-95 | 29 abril |
| 46-50 | 09 abril | 96-00 | 30 abril |
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 |
|---|---|
| 01-05 | 27 marzo |
| 06-10 | 28 marzo |
| 11-15 | 29 marzo |
| 16-20 | 01 abril |
| 21-25 | 02 abril |
| 26-30 | 03 abril |
| 31-35 | 04 abril |
| 36-40 | 05 abril |
| 41-45 | 08 abril |
| 46-50 | 09 abril |
| 51-55 | 10 abril |
| 56-60 | 11 abril |
| 61-65 | 12 abril |
| 66-70 | 22 abril |
| 71-75 | 23 abril |
| 76-80 | 24 abril |
| 81-85 | 25 abril |
| 86-90 | 26 abril |
| 91-95 | 29 abril |
| 96-00 | 30 abril |
Obligaciones frente a la Superintendencia de Sociedades
Corporativo
Envío del Informe 42 de prácticas empresariales correspondiente al año 2018:
Están obligadas a presentar este informe las sociedades y empresas unipersonales vigiladas o controladas por la Supersociedades. No están obligadas las sucursales de sociedades extranjeras, las sociedades y empresas unipersonales en estado de liquidación obligatoria, judicial o voluntaria, en concordato o en acuerdo recuperatorio, ni las sociedades que determinen que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2018.
El envío del Informe debe hacerse dentro de las fechas que se indican a continuación, de acuerdo con los dos últimos dígitos del Nit del obligado
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 | Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 |
|---|---|---|---|
| 01-10 | 06 mayo | 51-60 | 13 mayo |
| 11-20 | 07 mayo | 61-70 | 14 mayo |
| 21-30 | 08 mayo | 71-80 | 15 mayo |
| 31-40 | 09 mayo | 81-90 | 16 mayo |
| 41-50 | 10 mayo | 91-00 | 17 mayo |
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 |
|---|---|
| 01-10 | 06 mayo |
| 11-20 | 07 mayo |
| 21-30 | 08 mayo |
| 31-40 | 09 mayo |
| 41-50 | 10 mayo |
| 51-60 | 13 abril |
| 61-70 | 14 mayo |
| 71-80 | 15 mayo |
| 81-90 | 16 mayo |
| 91-00 | 17 mayo |
Obligaciones frente a la Superintendencia de Sociedades
Corporativo
Presentación de EEFF consolidados y documentos adicionales:
Las Entidades Empresariales que sean matrices o controlantes y que estén obligadas a reportar información financiera de fin de ejercicio, deben presentar además los EEFF consolidados, a más tardar el 24 de mayo de 2019; acompañados de los documentos adicionales indicados por la Supersociedades para cada caso.
Obligaciones frente a la Superintendencia de Sociedades
Corporativo
Información financiera de fin de ejercicio para Entidades Empresariales en acuerdos de recuperación:
Las Entidades Empresariales en proceso de acuerdo de reestructuración (Ley 550 de 1990), cuyo promotor sea nominado por la Supersociedades o una Cámara de Comercio, o admitidas en proceso de reorganización (Ley 1116 de 2006), deben reportar EEFF de fin de ejercicio, correspondiente al periodo 1º de enero a 31 de diciembre de 2018, certificados y dictaminados, dentro de las fechas señaladas en la siguiente tabla
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 | Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 |
|---|---|---|---|
| 01-05 | 27 marzo | 51-55 | 10 abril |
| 06-10 | 28 marzo | 56-60 | 11 abril |
| 11-15 | 29 marzo | 61-65 | 12 abril |
| 16-20 | 01 abril | 66-70 | 22 abril |
| 21-25 | 02 abril | 71-75 | 23 abril |
| 26-30 | 03 abril | 76-80 | 24 abril |
| 31-35 | 04 abril | 81-85 | 25 abril |
| 36-40 | 05 abril | 86-90 | 26 abril |
| 41-45 | 08 abril | 91-95 | 29 abril |
| 46-50 | 09 abril | 96-00 | 30 abril |
| Últimos dos dígitos del NIT | Plazo máximo para el envío de información año 2019 |
|---|---|
| 01-05 | 27 marzo |
| 06-10 | 28 marzo |
| 11-15 | 29 marzo |
| 16-20 | 01 abril |
| 21-25 | 02 abril |
| 26-30 | 03 abril |
| 31-35 | 04 abril |
| 36-40 | 05 abril |
| 41-45 | 08 abril |
| 46-50 | 09 abril |
| 51-55 | 10 abril |
| 56-60 | 11 abril |
| 61-65 | 12 abril |
| 66-70 | 22 abril |
| 71-75 | 23 abril |
| 76-80 | 24 abril |
| 81-85 | 25 abril |
| 86-90 | 26 abril |
| 91-95 | 29 abril |
| 96-00 | 30 abril |
Obligaciones frente a la Superintendencia de Sociedades
Corporativo
Pago de contribución anual para sociedades sometidas a la vigilancia y control:
A mediados de año 2019, la Superintendencia emitirá Resolución anunciando su tarifa de contribución para el año 2019 aplicable a las sociedades que están sometidas a vigilancia y control, calculada sobre el monto de los activos totales que registren las sociedades a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
Por otro lado, las sociedades que están sometidas al régimen de insolvencia pagar una tarifa diferencial (ej. compañías en reorganización, reestructuración, concordato y liquidación judicial).
El pago de la contribución debe efectuarse dentro de los 20 días calendario, siguientes a la fecha de expedición de la cuenta de cobro.
La contribución no pagada dentro del plazo señalado, causa intereses de mora.
Puede consultar:
- Ley 1429 de 2010, artículo 44
- Decreto 1023 de 2012 artículo 3°.
Bases de Datos
Obligaciones frente a la Superintendencia de Industria y Comercio
Bases de Datos
Registro Nacional de Bases de Datos Empresariales
El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es el directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual es administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y de libre consulta para los ciudadanos.
El plazo para que sociedades con activos totales superiores a 100.000 UVT dieran cumplimiento a la obligación venció en 2018. Sin embargo, las bases de datos que se creen con posterioridad al vencimiento de los plazos ya mencionados, debe inscribirse dentro de los 2 meses siguientes, contados a partir de su creación.
El Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012.
Puede consultar:
- Ley 1581 de 2012
- Decreto Único 1074 de 2015, capítulo 26
- Decreto 090 del 18 de enero de 2018
Cambios Internacionales
Cambios Internacionales
Actualización de los registros de inversión extranjera:
Sin perjuicio de las demás obligaciones que establezca en forma general la legislación colombiana, el régimen de inversiones internacionales señala la obligación, a cargo de la empresa receptora, de actualizar la inversión de capital del exterior, siempre que la inversión de capital del exterior tenga como destino la adquisición de participaciones, acciones, cuotas sociales o aportes representativos en el capital de una sociedad, empresa unipersonal colombiana o inversión al capital asignado y a la inversión suplementaria a este último con destino a sucursales de sociedades extranjeras establecidas en Colombia, y que la misma se encuentre debidamente registrada ante el Banco de la República.
Tal obligación debe cumplirse con la transmisión del formulario 15 «Conciliación patrimonial: empresas y sucursales del régimen general», ante el Banco de la República. Para las sucursales de sociedades extranjeras pertenecientes al régimen cambiario especial, con la transmisión del formulario 13 «Registro de inversión suplementaria al capital asignado y actualización de cuentas patrimoniales: sucursales del régimen especial, o el «Informe de conciliación patrimonial de sociedades con acciones inscritas en una bolsa de valores», para las sociedades con acciones inscritas en una bolsa de valores, según corresponda.
Si su Entidad Empresarial se encuentra reportada por la Superintendencia de Sociedades como obligada a presentar EEFF ante dicha entidad, por requerimiento de dicha entidad, en desarrollo de cualquiera de sus tres niveles de supervisión (inspección, control o vigilancia), no es necesario transmitir el formulario 15 al Banco de la República.
Además, tampoco están obligadas a presentar el formulario 15 a partir del ejercicio social 2017, las Entidades Empresariales que: (i) En el ejercicio social a reportar no se hayan presentado cambios en la inversión extranjera; y (ii) Se encuentren en proceso de liquidación voluntaria o judicial, no obstante, transmitan información financiera a la Superintendencia de Sociedades.
Puede consultar:
- Decreto 1068 de 2015, Artículo 2.17.2.7.2.
- Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 y sus modificaciones, Capítulo 7, numeral 7.2.1.6.
- Circular Reglamentaria Externa DCIN 83 y sus modificaciones, Capítulos 1, 7 y 11, numerales 1.7.1, 7.2.1.4 (literal c), 7.2.1.6 y 11.1.1.3.
Laboral
Intereses sobre Cesantías:
Los intereses de las cesantías se deben pagar en dinero y directamente al trabajador, se reconoce y paga intereses del 12% anual sobre los saldos que a 31 de diciembre de cada año, o en las fechas de retiro definitivo del trabajador, o de liquidación parcial de cesantía, tengan a su favor por concepto de cesantía.
Puede consultar:
- Decreto 2663 de 1950
- Ley 50 de 1990
Laboral
Dotación:
La dotación (calzado y overoles), es una prestación social a cargo del empleador que se debe suministrar a los trabajadores que devenguen hasta 2 veces el salario mínimo mensual.
Se ha de entregar al trabajador una dotación cada 4 meses para un total de 3 dotaciones al año. Cada dotación debe constar de 1 vestido (pantalón y camisa) y 1 par de zapatos. La dotación se debe entregar al trabajador a más tardar en las siguientes fechas: 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre.
La dotación se entrega al trabajador que al momento de la entrega de la dotación según las fechas fijadas por la ley, haya cumplido más de 3 meses trabajando para la empresa. Significa esto que si al 30 de abril que se debe entregar la primera dotación el empleado apenas lleva 2 meses con la empresa, no tiene derecho a la dotación.
El trabajador está obligado a utilizar la dotación suministrada. Si no lo hace, el empleador ya no queda obligado a suministrarle la dotación del periodo siguiente.
No está permitido que la dotación sea compensada en dinero.
La dotación debe ser acorde a la naturaleza de las actividades realizadas por el trabajador y al medio ambiente en el cual se trabaja, y es diferente a los elementos de protección y seguridad que algunos trabajadores deben utilizar en función las actividades que desarrollen.
Puede consultar:
- Decreto 2663 de 1950
Laboral
Registro Único de Trabajadores Extranjeros:
Este registro lo deben efectuar las compañías que contraten o vinculen trabajadores extranjeros, lo anterior conforme a la Resolución 4386 de 2018. Para aquellas empresas que tengan vinculados este tipo de trabajadores con anterioridad al 9 de octubre de 2018, tienen 120 días calendario contados desde esta fecha para realizar el registro.
Puede consultar:
- Resolución 4386 de 2018 del Ministerio del Trabajo.
Laboral
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG – SST):
Toda compañía que tuviera trabajadores extranjeros al 9 de octubre de 2018, contaban con 120 días calendario para realizar el SG – SST, con vencimiento el pasado 9 de febrero de 2019.
A partir del 1o de abril 2019 el Ministerio de Trabajo iniciará la fase de verificación de cumplimiento con las normas que regulan el SG – SST.
Puede consultar:
- Resolución 1111 de 2017 del Ministerio del Trabajo.
Tributario
Impuestos
Recientemente fueron incorporadas cambios importantes para las personas jurídicas, a través de la Ley 1943 de 2018, la cual entró en vigor el 1º de enero de 2019. Debido a la amplia gama de modificaciones que introdujo en el régimen fiscal aplicable a las Entidades Empresariales, sugerimos hacer una validación caso a caso. A manera de ejemplo, a continuación nos referimos a algunos aspectos que consideramos de la mayor trascendencia:
Tributario
Impuesto a los dividendos
Las utilidades que se distribuyan a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1943 de 2018, les será aplicable el nuevo régimen tarifario del 7.5%, aplicable a la porción correspondiente a la utilidad máxima que corresponde calcular a la sociedad.
Los dividendos o participaciones que superen la utilidad máxima será gravada en 2019 a la tarifa del 33%.
Impuesto del IVA
Se mantiene la tarifa general del IVA del 19%.