Reunirse debe ser algo natural, formal y recurrente. Las reuniones familiares tienen ante todo que tener un propósito, un orden y una estructura. Así mismo, los miembros de un grupo familiar tienen ciclos anímicos diversos que es indispensable tener en cuenta para el éxito de cualquier reunión.

Aspectos a tener en cuenta para que no se trate de una reunión más.

En el universo de la Familia Empresaria existen diversos tipos de reuniones. Tomando como marco de referencia la división clásica del sistema Familia – Negocio – Propiedad, existen los siguientes tipos de reunión :

• Reuniones de tipo familiar o social
• Reuniones de dirección y administración del negocio familiar, y
• Reuniones de propietarios.

Para cada tipo de reunión, según el momento, la coyuntura y la complejidad del ciclo anímico de los participantes es indispensable observar ciertas normas y protocolos para lograr que la reunión cumpla su propósito y sea efectiva.

El ciclo anímico

Los miembros de un grupo familiar atraviesan de manera simultánea pero no sincronizada por diversos ciclos anímicos a lo largo de un periodo, podríamos establecer para efectos de un ejemplo, un año calendario.

No para todo el mundo la navidad es la época más alegre del año, ni en la que se evoquen los recuerdos más gratos o amables de la infancia y la adolescencia.

En medio de un grupo familiar extenso subsisten múltiples núcleos o unidades familiares independientes, donde cada hogar carga su propia cruz, vive un momento de gloria, de bienestar o de calamidad, por alguna y otra razón.

Como esperar entonces, que en medio de un grupo extenso y nutrido de personas, exista la misma disposición el mismo estado de ánimo y las mismas ganas para participar de una reunión en un mismo momento del año.

Propósito y estructura

Precisamente por la razón antes expuesta cada reunión debe ser única y especial con el fin de poder atraer y captar el interés de todos los asistentes independientemente del ciclo particular por el cual estén atravesando.

Todo debe comenzar por el rigor en su planeación, en la definición de la agenda, la preparación de los temas a tratar y la forma como ha de ser conducida la reunión en el marco de un tiempo pre determinado y anunciado de manera previa.

No se puede citar a una reunión de 8 a 10, para que la gente llegue a las 9, la reunión arranque a las 10 y se termine entrada la tarde. Cada individuo tiene su propia agenda y sus compromisos. El tiempo de cada asistente es igual o incluso más valioso que el de quien cita a la reunión.

Por esta razón el rigor en su preparación y la estructura en su desarrollo son factores fundamentales para el éxito de una reunión.

Resultan determinantes entonces poder citar a una reunión que se desarrolle de manera puntual en el marco de un espacio horario previamente definido, donde se logre agotar un temario previamente socializado y que pueda ser evacuado de manera satisfactoria por quienes organizan la reunión.

Información

La información que ha de ser revisada, discutida y analizada durante la reunión debe ser enviada de manear previa a la reunión, por un medio eficiente y con suficiente antelación. Un asistente participativo y disciplinado tiene derecho a preparar la reunión de la misma forma como se prepara la asistencia a una clase o a un examen. Remitir información de manera previa es garantía de seriedad y transparencia para quien organiza y cita a la reunión. No se debe descartar el uso de plataformas digitales y centros compartidos de almacenamiento digital de información.

El lugar es relevante

El lugar donde se celebra la reunión, el día de la semana e incluso la hora pueden marcar el éxito o el fracaso de la reunión. Se debe ser estricto y apegado al más mínimo detalle para que la experiencia del usuario, en este caso del asistente, sea única y satisfactoria.

Todos los elementos son relevantes, desde la existencia de un lugar del parqueo, la facilidad para llegar, la iluminación, la temperatura del salón, la temperatura del café, los baños, el tipo de refrigerio y bebidas que se van a ofrecer.

Pareciera irrelevante, pero todo lo anterior resulta igual o incluso más importante que los recursos tecnológicos para exponer, proyectar, transmitir y recibir datos, recibir una llamada, o conectar a alguien por Video conferencia.

Perder varios minutos por un problema tecnológico o tener a alguien molesto por no tener la bebida de su predilección pueden suponer un obstáculo significativo para el éxito de la reunión y mantener el interés del a audiencia.

Actitud

Quienes organizan la reunión tienen el reto más exigente e importante durante su desarrollo, pues además de lograr que esta se lleve a cabo sin contratiempos deben tener como meta el lograr que el propósito o fin para el cual fue convocada se cumpla a cabalidad, que el desarrollo de la agenda no quede inconcluso y que los asistentes, se insiste, tengan una experiencia de usuario única.

Así las cosas, la actitud comienza por casa, a cargo de quienes convocan y dirigen el curso de la reunión.

Esta actitud, de amabilidad, colaboración y buena disposición debe ser impregnada a los demás. Se insiste y hace hincapié en asuntos que puedan resultar menores o irrelevantes: la simple postura, el cruzar los brazos, o adoptar una actitud retadora a través del lenguaje corporal pueden ser actitudes interpretadas por los demás asistentes como retadoras, displicentes o incluso desafiantes que en nada contribuyen con que la reunión fluya y cumpla su propósito.

Mejor callar

Precisamente por el hecho de que todos los asientes no estén en el mismo estado de ánimo y disposición, se debe tomar como aceptable y permisible no hablar, no participar y mantener una actitud pasiva. A veces esta actitud en cabeza de quien pudiera explotar anímicamente, es mejor que esperar de esta persona un gesto, una manifestación o un aporte. De la misma forma quien asiste por obligación o por cumplir y no ha preparado su intervención o revisado la información puede adoptar una posición pasiva que resultará en últimas más útil que una actitud activa pero carente de sentido de propósito.

Duración

Las reuniones deben tener prevista una pausa intermedia durante la cual los asistentes puedan hacer uso del baño, atender una llamada o simplemente estirar las piernas y descansar un poco. Las reuniones de más de cuatro horas, sin una pausa, o aquellas de todo un día, interrumpidas por un almuerzo resultan ser agotadoras y por lo general sus asistentes adoptan al cabo de un rato una actitud dispersa que no contribuye en nada al éxito de la reunión.

Acta y compromisos

Debe ser responsabilidad de quienes organizan la reunión velar porque se tomen notas adecuadas durante la reunión y que de la misma queden consignados tanto los temas tratados, como los compromisos formales de quienes los han asumido por su calidad de organizador, directivo, o simplemente participante a la reunión.

Plataforma de apoyo virtual

La reunión presencial debe constituirse en la ocasión para que un grupo de personas relacionado entre si por algún tipo de vínculo familiar y / o de negocio puedan concretar en un espacio de tiempo y de manera personal, ciertos temas previamente socializados, expuestos o cuya información haya sido puesta a disposición de los asistentes de manera clara y previa.

Es por esta razón que la Familia Empresaria no debe esperar a que ocurra una reunión presencial cada cierto tiempo, con las dificultades que supone sincronizar agenda.

Una metodología ampliamente adoptada por varios grupos familiares consiste en mantener un foro abierto y permanente de discusión a través de una plataforma virtual de acceso privado y protegido donde ciertas autorizaciones de trámite pueden ser emitidas por los miembros de un grupo (comité o Junta) a través de una comunicación o aprobación virtual.

A manera de conclusión

Reunirse no siempre resulta fácil, grato o posible. Los pocos espacios eficientes de reunión deben ser aprovechados al máximo por los miembros de un Grupo Familiar y Empresarial para fomentar la cultura de organización y profesionalización que redunde en el crecimiento y fortalecimiento de la Familia Empresaria.

Asumir una actitud positiva frente a las reuniones, y poner en práctica las mejores opciones posibles, consejos y dinámicas existentes constituye un gran aporte al fortalecimiento del grupo familiar.