Con cierta regularidad los gobiernos expiden normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios que aun subsisten en la administración pública. Así, en el Plan Nacional de Desarrollo (PND) 2018-2022 expedido mediante la ley 1955 de 2019, se propuso eliminar las barreras de acceso a los trámites en todo el territorio nacional y lograr la atención de las demandas y solicitudes de los ciudadanos en forma digital y automática. Para esto se definieron acciones tendientes a lograr la transformación digital de la Administración Pública y la digitalización y automatización masiva de trámites, con el objetivo de que en el 2030 todos tengan un canal digital para su realización, en los casos técnicamente posibles.

Dicha ley confirió facultades extraordinarias al señor Presidente de la República, para expedir normas con fuerza de ley que eliminen o modifiquen las normas legales que consagran trámites, procedimientos y solicitudes engorrosas e ineficientes en la Administración Pública.

Pues bien, en ejercicio de tales facultades conferidas, se expidió sin mayor eco una novedosa regulación en dicha dirección. Se trata del decreto 2106 del 22 de noviembre del 2019 (en adelante “decreto antitrámites”).

El decreto antitrámites comprende modificaciones en diversas materias, tales como:

De todas estas disposiciones, nos ocuparemos de comentar de manera sucinta y discrecional, las que, a nuestro juicio, mayor beneficio traerán para el ciudadano del común:

En cuanto al registro civil de defunción

El artículo 23 del nuevo decreto antritrámites establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC) y el Ministerio de Salud y Protección Social harán técnicamente posible que los ciudadanos puedan obtener en línea el Registro Civil de Defunción. Para tales efectos, la RNEC establecerá el reglamento correspondiente que fije las pautas respectivas para su creación e implementación.

Además, en su artículo 21 se obliga a las autoridades que, en ejercicio de sus competencias requieran verificar la defunción de una persona, a consultar en línea las bases de datos de identificación y registro civil que se implemente por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Con lo cual la carga dejaría de estar en cabeza del ciudadano.

Respecto del Registro Único Tributario (RUT)

Si bien no es novedoso, el artículo 44 del nuevo decreto antitrámites adiciona el Estatuto Tributario, con el fin de insistir en que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN debe facilitar la inscripción y actualización del RUT por medios electrónicos. En esta dirección, se ordena establecer los mecanismos de autenticación que aseguren la integridad de la información que se incorpore por los ciudadanos en el Registro.

Pueda ser esta la oportunidad para que al fin ciertas modificaciones de información del RUT, que antes no podían hacerse a través del portal del Modelo Único de Ingreso, Servicio y Control Automatizado (MUISCA) de la DIAN, puedan empezar a hacerse en línea sin tener que esperar la disponibilidad de citas y la atención presencial de funcionarios de la DIAN, previo desplazamiento hasta el respectivo punto de atención.

En materia notarial

 Es quizá el áspecto del decreto anti trámites que mayor impacto traerá a los ciudadanos del común. Pues su artículo 59 modifica el estatuto del notariado, facultando a los notarios para desarrollar sus actuaciones a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, integridad y accesibilidad necesarias.

Así, las escrituras y sus copias (totales o parciales) podrán extenderse no solamente por documento físico, sino también digitales, pudiendo incluso suscribirse de manera no presencial con firma electrónica. Todo esto, siempre y cuando sea posible garantizar la autenticidad (certeza sobre el autor), disponbilidad e integridad del respectivo instrumento. Además, las notarías han quedado obligadas a guardar copias en medio electrónico de su archivo llevado en formato físico.

En materia de revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes ante los Centros de Diagnóstico Automotor (CDA) autorizados

El artículo 111 del nuevo decreto modifica el Código Nacional de Transito Terrestre, con el fin de que el Certificado de Revisión técnico-mecánica y de emisiones contaminantes sea entregado al solicitante de manera virtual y con código seguro para su verificación en línea.

En consecuencia, las autoridades de tránsito no podrán exigir dicho certificado en físico a los ciudadanos, sino verificar su vigencia realizando la respectiva consulta a través del Registro Único Nacional de Tránsito (RUNT). Debe tenerse en cuenta que esta disposición será de obligatorio cumplimiento para las autoridades de tránsito, a partir del 22 de mayo del 2020.

En materia de ambiente y desarrollo sostenible

El decreto antitrámites también establece el uso obligatorio de la Ventanilla Integral de Trámites Ambientales en Línea (VITAL), para la recepción de solicitudes de concesión, autorización, permiso o licencia ambiental.

Dichas solicitudes se presentarán por los interesados cumpliendo únicamente los requisitos establecidos en la legislación nacional y bajo los formatos únicos que se implementarán para el efecto en un plazo máximo de 12 meses. Razón por la cual, las autoridades ambientales de índole territorial no podrán exigir requisitos adicionales a los previstos en la regulación del orden nacional, como solían hacerlo.

En materia de educación

También se elimina la obligación de presentar certificado de escolaridad, para el pago de pensiones de sobrevivientes y auxilios de cajas de compensación. Además, se obliga al Ministerio de Educación a que, a más tardar el 22 de noviembre del 2020, implemente un sistema en línea que permita verificar la escolaridad de sus afiliados a las cajas de compensación y entidades administradoras, reconocedoras o pagadoras de pensiones, públicas y privadas.

Comentarios finales

Las anteriores son solo algunas de las novedades regulatorias introducidas por decreto anti-trámites que ocupan especialmente nuestra atención y que sin duda facilitarán el quehacer de los ciudadanos.

Finalmente, destacamos que coincidimos con los planteamientos de Guillermo Santos Calderón en su columna publicada por el diario “El Tiempo” el pasado lunes 2 de diciembre del 2019. Parafraseando a dicho columnista, el éxito de la digitalización en marcha dependerá de la adopción de medidas de seguridad informática y de respaldo de la información, en aras de cerrar la puerta a los “delincuentes digitales” y a la posible pérdida de la información pública digitalizada.

De manera que este tipo de regulaciones deben estar acompañadas de otras medidas que permitan prevenir y atacar el “cibercrimen” con contundencia, así como de la inversión pública necesaria en “software” y “hardware” de primera calidad para el archivo seguro de la información.