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El súper Martes ! Asambleas Ordinarias.. ya lo convocaron ?

Ayer, martes 8 de marzo de 2022 era el último plazo para citar válidamente a una Asamblea General Ordinaria de una Sociedad Anónima o LTDA, donde la ley dispone que la reunión del máximo órgano social debe convocarse con un mínimo de quince (15) días hábiles, en los que no se cuenta ni el dia de la convocatoria, ni el de la reunión.

Si usted es accionista de una SAS, este plazo puede ser inferior y debe remitirse a lo previsto en los estatutos.

Lo cierto es que con la convocatoria se da inicio a un periodo muy importante para administradores, accionistas y para la sociedad misma.

Recomendamos de manera muy especial consultar el manual para asambleas emitido por la Superintendencia de Sociedades, donde se contemplan múltiples situaciones e hipótesis para resolver inquietudes relacionadas con este tema tan importante. El manual puede ser consultado AQUI

La convocatoria

Es muy importante tener en cuenta que una convocatoria por fuera del término legal o que no se haya realizado válidamente a todos los accionistas inscritos en el libro de registro de accionistas, según el medio dispuesto en los estatutos hará que la reunión sea ineficaz.

Si a usted no lo convocan, los accionistas pueden reunirse el primer día hábil del mes de abril, bajo la modalidad de reunión por derecho propio.

Representación

Si usted como accionista, o la sociedad accionista que representa no puede hacerlo de manera personal recuerde que puede hacerlo a través de un poder simple (no notarizado) que puede otorgar a un accionista o tercero (no administrador) para que lo represente, logrando así que la asistencia sea mayor (que exista quórum) y que se puedan adoptar las decisiones en la reunión.

Derecho de inspección

Usted como accionista tiene derecho a revisar una buena e importante cantidad de información que sirve entre otros, como base para la preparación de los Estados Financieros que serán revisados y aprobados en la Asamblea. Esta revisión se hace en el marco del ejercicio del derecho de inspección que puede realizarse en las instalaciones de la sociedad, donde si usted desea puede acercarse y solicitar que se le ponga a disposición la información en los términos del artículo 48 de la Ley 222/95. VER NOTA 1 

El orden del día

En la convocatoria, usted debe recibir el orden del día, es decir, un detalle de los temas que serán tratados y expuestos a lo largo de la reunión. Esto se hace principalmente para garantizar que con la convocatoria usted sepa de primera mano que temas se van a discutir y se pueda preparar, o en su defecto, si considera, no asistir o delegar su presencia y participación en la asamblea.

Un punto importante en una Asamblea Ordinaria lo constituye la aprobación de los estados financieros y le consecuente presentación (si las hay) del proyecto de distribución de utilidades, elemento esencial del contrato de sociedad.

No olvidemos que la sociedad como ente económico, fuente de generación de empleo y desarrollo de un negocio, es esencialmente un generador de riqueza y utilidades para sus accionistas. Es de la esencia misma del contrato de asociación, que el flujo de recursos, basado fundamentalmente en el capital de la sociedad (los aportes) y en el desarrollo de su objeto, genere año a año utilidades que puedan ser repartidas a los accionistas, o que por decisión de estos sean reinvertidas para tener mayor capital de trabajo y así fortalecer patrimonialmente a la sociedad.

Deliberación y decisiones

Es importante tener en cuenta que para que una reunión, válidamente convocada tenga efectos, deben concurrir un número mínimo de accionistas, ya sea personalmente o debidamente representados. Esto se define como quórum. Por regla general el quórum mínimo para celebrar una reunión lo configura un número de accionistas que represente la mitad más una de las acciones suscritas. Contando con este quórum, las decisiones se adoptan con base en mayorías, es decir que si, teniendo como base el quórum, una mayoría específica (puede ser ordinaria o calificada) adopta una decisión, esta le es oponible a quienes no asisten a la reunió y a quienes votaron en contra. Esta es la regla de las mayorías.

Recomendamos muy especialmente revisar los estatutos de la sociedad para determinar cual es el quórum deliberatorio y cuales son las mayorías para adoptar decisiones válidamente, estas recordemos, pueden ser simples (mitad más una de las acciones presentes) o calificadas, es decir una mayoría superior.

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NOTA 1 

Son objeto de inspección

• Libros de actas del máximo órgano social
• Libros de actas de junta directiva
• Libros de registros de socios o accionistas
• Libros de contabilidad
• Correspondencia relacionada con los negocios
• Comprobantes y soportes de contabilidad
• Estados financieros
• Los demás documentos de que trata el artículo 446 del Código de Comercio

Art. 446 

Código de Comercio, artículo 446. La junta directiva y el representante legal presentarán a la asamblea, para su aprobación o improbación, el balance de cada ejercicio, acompañado de los siguientes documentos:

1. El detalle completo de la cuenta de pérdidas y ganancias del correspondiente ejercicio social, con especificación de las apropiaciones hechas por concepto de depreciación de activos fijos y de amortización de intangibles.
2. Un proyecto de distribución de utilidades repartibles, con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta y sus complementarios por el correspondiente ejercicio gravable.
3. El informe de la junta directiva sobre la situación económica y financiera de la sociedad que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes, los que a continuación se enumeran:
a) Detalle de los egresos por concepto de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero y en especie, erogaciones por concepto de transporte y cualquiera otra clase de remuneraciones que hubiere percibido cada uno de los directivos de la sociedad;
b) Las erogaciones por los mismos conceptos indicados en el literal anterior, que se hubieren hecho en favor de asesores o gestores, vinculados o no a la sociedad mediante contrato de trabajo, cuando la principal función que realicen consista en tramitar asuntos ante entidades públicas o privadas, o aconsejar o preparar estudios para adelantar tales tramitaciones;
c) Las transferencias de dinero y demás bienes, a título gratuito o a cualquier otro que pueda asimilarse a éste, efectuadas en favor de personas naturales o jurídicas;
d) Los gastos de propaganda y de relaciones públicas, discriminados unos y otros; e) Los dineros u otros bienes que la sociedad posea en el exterior y las obligaciones
en moneda extranjera, y
f) Las inversiones discriminadas de la compañía en otras sociedades, nacionales o
extranjeras.
4. Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a
cabo su gestión, y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea. 5. El informe escrito del revisor fiscal. Conc.: art. 291; L. 222/95, arts. 46, 47.

 

 

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La corresponsabilidad entre administradores y accionistas: para un tango se necesitan dos !

Escribo estas líneas en momentos en que los administradores de sociedades comerciales se preparan para el evento más importante del año : la Asamblea General Ordinaria de Accionistas.

Una Asamblea, como todo evento, requiere planeación, preparación y ejecución, a cargo de los administradores, en este caso Junta Directiva, Gerente y directivos.

Para quien es el evento? La respuesta es clara, para los accionistas.

Un día, el accionista sembró una semilla. Hizo entrega de un aporte a una sociedad comercial, y por pequeño que fuera este aporte, fue fundamental para la inicación, desarrollo o consolidación del negocio.

Ese aporte, junto con otros aportes, conformaron un capital de base para permitir que un negocio, un emprendimiento, una idea viera la luz, se consolidara y produjera resultados.

Estos aportes y el negocio mismo fueron confiados a administradores delegados, que a cambio de una remuneración tienen a cargo poner en funcionamiento la empresa y dar resultados.

Una gestión responsable de la sociedad, debe permitir que quienes confiaron en el proyecto reciban a lo largo del tiempo una retribución, no solo a manera de dividendo.

Corresponsabilidad : el accionista no puede ser un simple invitado de piedra, un espectador pasivo, un individuo que año a año espera el evento del año para recibir un dividendo. Todo lo contrario, el accionista, dueño de una porción de la sociedad, debe asumir un rol activo, a lo largo del año, durante el periodo previo a la Asamblea y sobre todo el día de ésta importante reunión.

En lo que podría denominarse como un baile coordinado, accionista y administradores tienen las siguientes responsabilidades

1. Respeto mutuo

2. Deber de lealtad

3. Actuar como buenos hombres de negocios

4. Adecuado suministro y uso de la información

5. Actuar sin conflictos de interés

6. Representar los intereses de los accionistas y de la sociedad

7. Generar utilidades y hacer buen uso de éstas

8. Buen manejo de los recursos, sobre todo del humano

El accionista además, debe :

A lo largo del año: Abstenerse de inmiscuirse en el día a día de los negocios, salvo que tenga la doble condición de accionista y administrador. La condición de accionista, no da por derecho propio la de administrador.

En el periodo previo a la Asamblea: Hacer uso de manera seria del derecho de inspección para formarse una idea clara y documenta del estado actual de los negocios, llegar preparado a la Asamblea. Formular sus observaciones de manera oportuna para que los administradores puedan absolverlas de manera previa a la Asamblea y así ahorrar tiempo que puede ser dedicado a otros menesteres. De que sirve corchar a un administrador en público ?

El día de la Asamblea: Participar de manera acertada, con humildad y respeto por sus colegas accionistas, pero sobre todo con respecto y gratitud por la gestión de los administradores. No hacer preguntas sueltas e innecesarias, no co administrar ni presentar quejas absurdas. Secundar proposiciones en interés de la sociedad, tomar decisiones acertadas, unir esfuerzos en beneficio de los intereses de la sociedad, y sobre todo : elegir de manera seria y responsable a esos administradores delegados (Junta y Representante Legal)

Podría extenderme muchísimo en estos temas, pero por ahora, sigo dejando inquietudes para un ejercicio inteligente de la calidad de accionista que caracteriza a un propietario responsable.

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Asambleas 2022 : Cómo se toman las decisiones?

Para entender como se toman las decisiones en una Asamblea de Accionistas, es preciso entender a profundidad dos conceptos fundamentales : el quórum y las mayorías.

El quórum, se calcula sobre las acciones en circulación. Es el número de acciones que como mínimo deben estar presentes o debidamente representadas para que la reunión pueda celebrarse válidamente. Presupuesto de lo anterior, es obviamente que la reunión sea válidamente convocada. (Sobre la convocatoria y el orden del día, profundizaremos en otro artículo). Este número mínimo es de la mitad más una de las acciones suscritas o en circulación, a menos que se pacte (en los Estatutos) un quórum inferior, como lo establece el artículo 68 de la ley 222 de 1995.

Tomemos entonces como ejemplo una sociedad, en la cual hay 100 acciones en circulación, la mitad más una de las acciones serían 51 acciones, es decir que con que asistan accionista que conjuntamente tengan como mínimo 51 acciones, la reunión puede celebrarse válidamente, hay quórum para deliberar (reunirse) y decidir (tomar decisiones) válidamente. Ahora bien, para terminar de entender, pensemos que de las 100 acciones (el total) convocadas, solo asisten 80. El 20% de las acciones recibieron la citación, pero por alguna razón decidieron no ir. Pensemos también que muy seguramente un porcentaje importante decidió no asistir, pero otorgó poder a un tercero (sobre poderes y representación también nos ocuparemos en otro artículo).

Sobre 80 acciones presentes, la mayoría simple, para poder tomar una decisión, serían 41 acciones, así las cosas, salvo que en los estatutos se haya pactado una mayoría superior (60% o más, por ejemplo), la decisión sería válidamente adoptada con 41 acciones, de las 80 presentes.

Usualmente en los Estatutos se pactan mayorías denominadas calificadas, es decir superiores a la simple, cuando se trata de adoptar decisiones de cierta importancia, como la no distribución de utilidades, los nombramientos y las reformas estatutarias, entre otras.

Para finalizar, dos escenarios importantes: (i) la falta de quórum y (ii) la ausencia de convocatoria.

Falta de quórum: Bajo nuestro ejemplo anterior, si tan solo se presentan 40 acciones, de las 100 en circulación no puede haber reunión y tendrá que hacerse una segunda convocatoria. La nueva reunión deberá efectuarse no antes de los diez días ni después de los treinta, contados desde la fecha fijada para la primera reunión. En esta reunión, no se tendrá en cuanta la mayoría simple de las acciones en circulación, ya que las decisiones se tomarán, como lo establece la norma (Art. 69 Ley 222/95) con un quórum basado en un número plural de socios cualquiera sea la cantidad de acciones que esté representada.

Cuando no se cita a una reunión, los accionistas, se pueden reunir por derecho propio, el primer día del mes de abril, a las 10 AM en la sede del domicilio social, y en este caso podrán adoptar cualquier decisión sin importar el número de acciones presentes.

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Asambleas 2022. Conocer los Estatutos un punto de partida

Es usted accionistas de una compañía? Pequeña, grande, con amigos, con extraños. Es un inversionista de riesgo? Se asoció por que quiere contribuir con el negocio? Lo asociaron por conveniencia? Heredó unas acciones ?

Sabe usted en que se metió ? Existen varios tipos de accionistas. Los que leyeron, entendieron y firmaron y lo que no. La Sociedad Comercial es ante todo un contrato. Si, un contrato. Un acuerdo de voluntades maravilloso que hace nacer a la vida jurídica una ficción legal con personería y capacidad jurídica, una creación maravillosa. Quienes concibieron a la Sociedad, lo hicieron a través de un contrato y este contrato contiene los estatutos, o carta de navegación de la sociedad para su creación, existencia y fin. Es preciso tener en cuenta que existe igualmente el accionista que no firmó el contrato sino que adhirió a él, suscribiendo acciones o adquiriendo las acciones de otro accionista. En este caso, el contrato lo vincula y le es plenamente oponible.

Los Estatutos contienen las disposiciones que por ley deben ser tenidas en cuenta por los asociados, pero también aquellas disposiciones que en el marco de la autonomía de la voluntad, las partes pueden pactar para que entre ellos sea el acuerdo que los vincule. Recordemos, el contrato es ley para las partes.

Entonces, sea usted de los que firmaron como cierto congresista (sin leer), o no,  la consigna es muy sencilla, conozca bien los estatutos de la sociedad, y dese la oportunidad en esta etapa previa a Asambleas para conocerlos a fondo, de pronto hasta sorpresas puede encontrar.

Dónde los consigo? Los estatutos quedan registrados en el Registro Mercantil que lleva la Cámara de Comercio, luego con un certificado (que se puede pedir en línea) usted puede encontrar la fecha de creación de la sociedad, si ha habido reformas o no, y pedir una copia de los mismos. Ahora, bien, lo lógico y natural debería ser solicitarlos directamente a la administración.

Cómo debo leerlos? En muchos casos los estatutos son un “ladrillo” que contienen casi un centenar de artículos, ya que aparentemente a quienes encomendaron su redacción les preocupaba lucirse, ignorando que lo bueno, si breve, es dos veces bueno y que lo que está previsto en la ley es innecesario transcribirlo. Este tipo de estatutos es nocivo para una sociedad y para la relación entre los accionistas y entre éstos y la administración. Llevan a confusión, se prestan para diversas interpretaciones y en muchas oportunidades, generan innecesarios espacios de discusión y conflicto.

Los estatutos de una sociedad, por ley, deben contener tan solo catorce previsiones fundamentales, previstas en el artículo 110 del código de comercio, que transcribo al final de este artículo. Esta columna vertebral se puede desarrollar y precisar en un buen ejercicio en máximo treinta artículos.

Luego ármese de valor si son muy largos y trate de ubicar lo esencial:

Domicilio social: Para todos los efectos legales, es en el domicilio social donde debe llevarse a cabo la Asamblea. Hoy en día la pandemia nos puso de lleno en el terreno de la virtualidad y casi todas las reuniones son virtuales o mixtas, pero es importante no tener sorpresas y ser accionistas de una sociedad con domicilio en una ciudad diferente a la que nos encontraremos y no prever esto para el lugar de celebración de la reunión. O peor aún, ser administrador, e ignorar que la reunion puede resultar ineficaz (no producir efectos) si tiene lugar en un lugar diferente al de la sede de su domicilio.

Tiene Junta Directiva? En mi concepto es fundamental conocer la estructura de administración de la sociedad, ya que a diferencia de lo que muchos creen, los accionistas, por más dueños que se crean, no son administradores. En sociedades pequeñas este rol se confunde, pero es importante hacer la distinción. En una SAS, por ejemplo la Junta puede ser obviada y todas las decisiones de administración pueden ser tomadas por los accionistas, así las cosas, nombrar o remover al gerente, autorizar una compra por fuera del límite de sus facultades estatutarias y cualquier otra decisión deberá ser adoptada en una Asamblea, es decir la reunión de los accionistas. Cuando existe junta, su nombramiento es competencia de la Asamblea, pero una vez conformada y en ejercicio, es ésta, la Junta, la encargada de tomar las decisiones de administración, como nombrar al gerente. Tenga esto muy en cuenta.

Convocatoria a reuniones: Sin presumir, trucos, artimañas o malas intenciones, algunos estatutos pueden tener previsiones confusas sobre términos de convocatoria y fecha de la reunión de la Asamblea Ordinaria. Tomemos un ejemplo de la vida real, recurrente en los cursos de sociedades en la universidad. En una Sociedad Anónima, si los estatutos guardan silencio sobre la forma de hacer la convocatoria, esta debe hacerse mediante publicación en un “Diario de amplia circulación del domicilio”. Suponga entonces que usted es accionista y vive en Bogotá, y que la sociedad tiene domicilio en una ciudad intermedia. Con solo hacer una publicación en un diario (quien define hoy en día que ya casi ni existen los periódicos, que es amplia circulación?) que nadie ve, que nadie compra y que a usted no le va a llegar, usted ha sido debidamente notificado de la citación a la Asamblea.

Facultades y competencias: Recuerde que es accionista, no administrador, luego, por regla general la Asamblea Ordinaria  no es el foro adecuado para quejarse de un asunto de administración o proponer como se deben hacer los negocios, esto es competencia de la Junta, si existe, o de los accionistas, cuando han sido convocados para co administrar con el Gerente, en el caso de las sociedades que no tienen Junta Directiva. Es preciso también aclarar que la SAS, por ejemplo puede tener una estructura organizacional en al cual si bien no hay Junta, el Gerente tiene amplias facultades y no es competencia de los accionistas, decidir y participar en sus decisiones.

Utilidades: Existen accionistas que ya tienen su vida resuelta y para quienes recibir un dividendo no es una prioridad. Su visión muy seguramente es la de fortalecer patrimonial a la sociedad re invirtiendo las utilidades, con lo cual no quedará lugar para distribuirlas. Si este tipo de accionistas conforma la mayoría, muy seguramente no habrá utilidades para repartir, lo mismo ocurre cuando hay que apropiar reservas, compensar perdidas de periodos anteriores, o afrontar un posible mal año, lo cual hace que por lo general los accionistas que van por su dividendo queden viendo un chispero.

Así como no concomeos en detalle toda la historia de Colombia y no nos sabemos todas las estrofas del himno nacional, es claro que aún nos falta mucho para conocer a fondo muchos de los detalles y pormenores que contribuyen a ser un accionista informados y con una adecuada capacidad de reacción.

 

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