Día tres (18-3-20) Las reuniones de trabajo

Reuniones : La verdad muchas de las reuniones que tenemos son innecesarias y absurdas. No es que debamos prescindir de ellas, ni volvernos «a sociales», pero el hecho es que si se puede prescindir, yo diría, de más del 50% de las reuniones, si logramos :

Tener metodologías eficientes, herramientas y aplicativos de trabajo en equipo;
Si antes de tener una reunión nos detenemos a pensar si vale la pena hacer desplazar a una cantidad de gente de un lugar a otro;
Si pensamos sobre si la reunión tendrá un verdadero fin o propósito que requiera la presencia de la gente, o si por el contrario esta presencia puede ser postergada a una etapa en que haya más avances.

En efecto, muchas veces las reuniones, mal llamadas «de seguimiento», son para darse cuenta que no ha pasado nada, y para que un jefe «llame la atención» a sus subalternos en presencia de los demás.

Tomado de The New Yorker

Reuniones, nuestra experiencia en LVA :

El año pasado fue un año particularmente movido en temas corporativos. La oficina tuvo el privilegio de asesorar a un importante grupo del sector Agro en varios procesos de fusión. Su sede es en fuera de Bogotá, los desplazamientos hasta allá son complejos. Hicimos en un plazo de 4 meses, solo 3 reuniones en la sede del cliente :

El «kick off» o lanzamiento del proyecto,
Una reunión de revisión de avance y seguimiento
El cierre

Entre tanto, todo fue manejado a través de ASANA (www.asana.com) que para nosotros ha sido la revelación en cuanto a organización, coordinación y trabajo eficiente en equipos. Cuando me refiero a equipo es el equipo que conformamos entre nuestra gente y la gente del Cliente.

El Kick Off, o saque :

Es una reunión muy importante, donde el equipo se conoce, se dan directivas e instructivos por parte del Socio o Asociado lider de la Firma, conjuntamente con los directivos del Cliente, se empodera al equipo para formar una llave fuerte que deberá enfocarse en trabajar y producir un resultado.

Es la oportunidad para parametrizar conjuntamente el aplicativo, intercambiar teléfonos, dejar sentadas reglas del juego y fijar objetivos.

Avance y seguimiento

En este caso, Catalina Miranda fue la lider de LVA en el proceso. Ella coordinó reuniones todos los viernes vía Zoom, un aplicativo absolutamente espectacular para video conferencias. Sin perjuicio de esto, una vez sumada una masa crítica de información, datos y avances del proyecto vale la pena coordinar un desplazamiento que valga la pena, fue así como un día, nos fuimos al medio día con Catalina y coordinamos un almuerzo con el Cliente y varios miembros del equipo, nos vimos las caras, nos felicitamos por los avances y nos llamamos la atención respetuosamente por los pendientes. La reunión fue 80% social, 20% de trabajo, pero sirvió para ponerle pilas nuevas al equipo y redireccionar el proyecto hacia su culminación exitosa.

Cierre

A los abogados nos priva el «cierre», por varias razones. Una de ellas, es que como su nombre lo indica marca el cierre o fin de un proceso en el que por lo general se invirtió mucho tiempo, trabajo y esfuerzo. Se sudó la camiseta, se trasnochó, se pasaron angustias y en fin, todo lo que conlleva asumir un proyecto con seriedad y responsabilidad. Ah, y también nos permite cobrar el saldo de nuestros honorarios, o la comisión de éxito !

La otra razón de peso es porque el cierre conlleva en la mayoría de los casos una celebración, pequeña, modesta, grande o suntuosa, pero al fin y al cabo es un hito, importante para la Firma, para sus abogados, para sus empleados y para el Cliente.

El cierre de una transacción amerita algún tipo de «alto en el camino» y hacer algún tipo de celebración ojalá con el Cliente, los involucrados en la transacción y personal de la Firma.

En lo personal, «mi encierro» Mente sana en cuerpo sano

Instalada la oficina, establecidas las rutinas y habiendo tenido un par de días muy productivos, surge el tema del deporte y el esparcimiento. Si estamos encerrados cuidándonos que sentido tiene bajar al gimnasio o salir a exponernos. Hace un tiempo, en medio de la fiebre del ejercicio y de la bicicleta, compré un simulador, ayer lo saqué del closet (al simulador) y bajé por la bicicleta, tuve el privilegio de rodar media hora por Central Park en Nueva York. 🙂

Para cerrar :

Somos muy débiles, vulnerables y sobre todo, no apreciamos bien lo que tenemos.

En estos días de encierro es mucho lo que se puede aprender a partir del simple ejercicio de vivir, sentir y observar. Basta con mirar alrededor, darse cuenta de lo que está pasando y tomar conciencia, para afirmar que somos muy débiles, vulnerables sobre todo, que no apreciamos bien lo que tenemos.

Es un hecho, es una realidad, ayer murieron mas de 500 personas en Italia por el virus. Dirán que todos los días muere más gente por otras causas, si, pero lo que pasa es que esta gente que murió, antes del virus no estaba expuesta a nada diferente a lo que estamos estado expuestos siempre, sin excepción. En nuestro país, los casos pasaron de 30 a 100 y vamos subiendo.

No tener que salir de casa, estar encerrados todo el día en familia, poder hablar, compartir dudas, experiencias, ayudar con las tareas, no tener excusas para «estar ahí», vivir un poco más pendientes del momento, es una experiencia forzada pero única para construir algo sólido a futuro.