¿Es usted responsable del tratamiento de datos?

Por Rodrigo Lozano Vila y Diego Herrera Falquez

08 de junio de 2016

Si su empresa tiene bases da datos que manejen información de terceros, entonces tiene la calidad de “responsable del tratamiento” de datos personales y por disposición de la Superintendencia de Industria y Comercio su empresa deberá llevar a cabo un procedimiento para su registro en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD.

¿Por qué es importante esta información ?

Esta información se relaciona con los derechos, deberes y obligaciones estipulados mediante Ley Estatutaria 1581 de 2012 (habeas data) sobre el tratamiento y protección de datos personales.

¿Quiénes están obligados ?

Toda persona Responsable del Tratamiento de datos personales, esto es toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales. La ley no tiene ninguna excepción que excluya su aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la cantidad o tipo de datos personales que administre.

¿Qué se debe hacer ?

Todo Responsable del Tratamiento de datos personales deberá realizar la inscripción en la página web www.sic.gov.co, haciendo click en el enlace de Protección de Datos Personales,  y siguiendo las instrucciones ahí dispuestas.

La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:
Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos.
Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos.
Canales para que los titulares ejerzan sus derechos.
Nombre y finalidad de la base de datos.
Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y
Política de Tratamiento de la información
¿Existe un plazo ?

De conformidad con el Capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, el Gobierno Nacional determinó que el responsable del tratamiento de la base de datos deberá inscribir su base de datos ante el RNBD dentro del año siguiente a la fecha en la cual la SIC habilitó dicho registro, esto es 09 noviembre de 2015. Sin perjuicio de lo anterior, la SIC fijó unos plazos según los últimos dos dígitos del NIT a fin de evitar colapso en el sistema de inscripción antes de finalizar el año en mención (09 noviembre 2016).

Dichos plazos no son de obligatorio cumplimiento, ya que la norma expresamente otorga un plazo de un (1) año contado a partir del 09 de noviembre de 2015.

¿Y sino lo hago, me sancionan ?

El responsable del tratamiento que omita el registro de las bases de datos a su cargo, podrá ser sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC mediante multas que ascenderían hasta los 2.000 SMLMV, suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales hasta por 6 meses, cierre temporal de las operaciones que den origen al tratamiento de datos personales o mediante el cierre definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos personales.

Para saber algo más… Mediante Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015, la Superintendencia de Industria y Comercio impartió instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD a partir del 9 de noviembre de 2015”.

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