Contexto : Para abordar el tema hay que entender un concepto fundamental denominado “la dinámica de la Familia Empresaria”, como el conjunto de antecedentes, hechos, situaciones, forma de actuar, privilegios, derechos, deberes pero sobre todo la problemática que enfrenta un grupo familiar que tiene la especial condición de interactuar en las siguientes tres esferas [1] : 

• Negocio
• Empresa
• Propiedad

Desde la perspectiva de la asesoría que recibe la Familia Empresaria, la PPF es una disciplina que abarca entre otros : (i) derecho civil, (ii) derecho comercial, (iii) sociedades (iv) derecho  tributario y habilidades especiales del asesor para dialogar, conectar y entender al grupo familiar. Es una línea de asesoría altamente especializada, donde la calidad, experiencia y habilidades del asesor son determinantes. 

Una asesoría en PPF se desarrolla en tres fases : Análisis, Diagnóstico y Estrategia.  

A quien se ofrece la asesoría: En términos generales el grupo objetivo de este tipo de asesorías son familias de altos patrimonios con una trayectoria empresarial importante de dos o más generaciones. La Familia se encuentra en un momento especial, en medio de la particular dinámica propia de su condición de Familia Empresaria. Los procesos pueden derivar de momentos de crisis, oportunidades, la venta de la totalidad y parte del negocio “core”, entre otras situaciones, pero también – y es lo más deseable – de su interés de definir y fijar una carta de navegación para entender mejor las alternativas y beneficios de una planeación orientada a facilitar los procesos de transición generacional, con los retos que implica la adecuada transmisión del legado, la preservación de la Empresa y mantener unas buenas relaciones familiares. 

Herramientas de Planeación: Se conoce al Protocolo de Familia o Constitución Familiar como un instrumento eficiente para potencializar a la Familia Empresaria, definir reglas de juego y objetivos comunes para el corto, mediano y largo plazo. El Protocolo es tan solo una de muchas herramientas de planeación y en esencia es el repositorio de los acuerdos familiares sobre asuntos de diversa índole, importancia y trascendencia.

El Protocolo no se hace, se construye y es una premisa equivocada creer que un asesor o consultor elabora el Protocolo de Familia. 

Las bases para la elaboración de un Protocolo de Familia surgen precisamente de un ejercicio serio y a conciencia de PPF, donde puede o no definirse la necesidad, conveniencia o la oportunidad de contar con un Protocolo de Familia, o documento familiar. 

En muchos casos el Protocolo viene después. Esto significa que el grupo familiar aún no está listo para asumir el reto que implica construir un Protocolo. Un Protocolo de Familia puede tardar entre uno y seis años en ser construido, socializado, negociado y firmado. 

Otras herramientas que surgen a partir de los ejercicios de PPF y que resulten de vital importancia para la Familia Empresaria pueden ser : El Genograma Familiar, la Línea de Tiempo, el Mapa Patrimonial, la Declaración de Principios, Talleres de diversa índole, para abordar temas como el “sueño compartido”, la visión conjunta o los planes de la familia en los diferentes horizontes de planeación (corto – mediano y largo plazo), el manejo del conflicto, así como el desarrollo de habilidades para reunirse eficientemente, tomar decisiones informadas y desarrollar habilidades y herramientas de trabajo en equipo. 

El Family Office : Una Familia Empresaria organizada, con vocación de trascender y de dejar huella en su entorno, debe contemplar una gestión profesional, independiente y especializada de su patrimonio, separada e incluso aislada de la Empresa Familiar o del negocio “core”. Surge así el concepto tan de moda y al cual se hace referencia en el mundo de la Familia Empresaria : el Family Office, o la Oficina de Familia, como una unidad independiente de gestión y administración del Patrimonio de un Grupo Familiar, capaz de gestionar y administrar como un todo los asuntos patrimoniales, financieros y operativos de un grupo familiar. Se conoce también el Multi Family Office como una unidad creada por dos o más familias para ahorrar costos y obtener economías de escala.

El Multi Family Office ha sufrido sin embargo varias derivaciones del concepto inicial y se ha usado (erróneamente a mi juicio) para identificar asesores patrimoniales, financieros o de inversión.  

Gobierno Corporativo y Gobierno Familiar: La Familia Empresaria se estrena en estos conceptos debido a la estructura rígida, unificada y patriarcal de orden dirección y mando propias de grupos nacidos a partir de un fundador longevo que concentra el poder por muchos años e incluso designa sucesores. Las Familias que evolucionan y ven más allá de un par de meses o años, toman conciencia de la necesidad de enfrentar el rápido paso de los años y el crecimiento orgánico de grupo familiar para estructurar nuevas formas de gobierno tanto en el ámbito familiar como en el empresarial (Gobierno Familiar y Gobierno Corporativo). Surgen así conceptos y herramientas tan importantes como los Acuerdos de Accionistas, las Juntas Directivas (independientes o con apoyo de terceros), el Consejo de Familia, la Asamblea de Familia, los diversos comités y la unificación de esfuerzos en torno a objetivos comunes a largo plazo. 

¿Qué se requiere para llevar a cabo un ejercicio de PPF?

Debe ser una iniciativa acogida y aceptada por todos los miembros (o la mayoría) del grupo familiar, donde la selección y escogencia del asesor que liderará el proceso genere seguridad, empatía y confianza. El grupo familiar debe contar con recursos suficientes para asumir el proceso, en términos de honorarios profesionales, dedicación, tiempo y trabajo de los miembros de la familia. El asesor no trabaja solo.  En estos procesos, cuyos resultados pueden empezar a verse en el corto plazo, se recomienda incluir a los miembros más jóvenes del grupo o de la generación emergente, conocida en el medio como NextGen, ya que estos serán los más beneficiados con el establecimiento de reglas de juego claras y de una carta de navegación conjunta. 

¿Cómo se desarrolla un proceso de este tipo?

La metodología empleada consiste en desarrollar las tres fases señaladas (análisis, diagnóstico y estrategia) de manera secuencial y organizada. El análisis de información incluye información histórica y de antecedentes que se recopila en documentos, pero también a través de entrevistas personales (confidenciales), donde se aprovecha para tener información de primera mano sobre las expectativas individuales del proceso. Terminada esta fase, y como preámbulo de la etapa de diagnóstico, se hace una retroalimentación y alineación con el grupo familiar. 

El diagnóstico está a cargo del asesor, con el apoyo permanente de los líderes o responsables del procesos designados por la Familia. El diagnóstico va a acompañado de la construcción de documentos, información y herramientas que son entregadas a la Familia para su uso en diferentes áreas y aspectos de su dinámica familiar y empresarial. El cierre de esta etapa está marcado con la entrega de un informe preliminar que asegura mantener la alineación de expectativas y resultado entre el asesor y la Familia. 

Con el apoyo y la retroalimentación recibida, se elabora un documento final, que contiene el resumen de todas las etapas del proyecto, los hallazgos relevantes y las recomendaciones, a manera de una estrategia para implementar en el corto, mediano y largo plazo.

Se incluye cuando esto sea posible herramientas de rápida implementación o «Quick Wins» que son en esencia recomendaciones encaminadas a realizar pequeños ajustes de fácil implementación en las diversas esferas de la dinámica familiar y que pueden dar resultados inmediatos. 

La entrega del informe final se hace a manera de una reunión formal con la mayor cantidad posible de miembros del grupo familiar. La entrega de este informe debe marcar un hito importante en la evolución de la Familia Empresaria y convertirse en la piedra angular de su proyección hacia las siguientes generaciones. 

Implementación 

La implementación de las recomendaciones y de la estrategia formulada por el asesor es un proyecto separado e independiente, que debería (idealmente) iniciar de manera inmediata, debido a la enorme cantidad de frentes a cubrir. Es importante que durante la etapa inicial no se pierda el foco ni el norte y que el posible afán de contar con una nueva herramienta (protocolo, acuerdos, órganos de gobierno) no afecte el curso normal de la asesoría inicial. 

Ω

 

[1]

La teoría de los tres círculos fue introducida hace varias décadas en la Escuela de Negocios de Harvard por John Davis y Renato Tagiuri. Davis es una autoridad en la materia y permanece vigente, es autor de múltiples publicaciones y conferencista. Esta teoría rápidamente se convirtió, y continúa siendo un marco de referencia obligado para entender  los sistemas de empresas familiares, utilizado por familias, consultores y académicos de todo el mundo.

 

La teoría de los tres círculos explica en términos simples, los tres grupos interdependientes y superpuestos que componen el sistema empresarial familiar: familia, empresa y propiedad. Como resultado de esta superposición, hay siete grupos de interés presentes, cada uno con sus propias perspectivas, metas y dinámicas legítimas. El éxito a largo plazo de los sistemas de empresas familiares depende del funcionamiento y apoyo mutuo de cada uno de estos grupos.