Uso y aplicación de la tecnología en la práctica legal. Nuestro compromiso T+3

«Lo urgente desplaza lo importante» Si todo lo que hacemos lo tratamos como urgente, podemos caer en la trampa de descuidar lo importante, cometer errores y nunca saber cuándo algo es realmente importante.

Nuestro compromiso es alinear las expectativas de nuestros clientes con nuestra metodología de trabajo. Dar a conocer como trabajamos hace parte de esta iniciativa.

Los abogados no somos el centro del universo. No somos invencibles, no nos las sabemos todas, y como todo ser humano, nos equivocamos.

En la gran mayoría de los casos, los clientes acuden a nosotros en busca de consejo. Acuden a nosotros porque no conocen la ley, ni la forma como se debe implementar o cumplir. Confían en nosotros. Es una relación de confianza, donde el nivel de cuidado y la responsabilidad profesional cobran gran importancia.

Préstamos servicios, y como tal, debemos organizarnos, formar una empresa y tener una unidad de servicios organizada. Lo que aconsejamos como mejores prácticas lo debemos poner en práctica.

Tenemos que ser organizados, disciplinados, cumplidos y entregar lo que nos comprometimos a entregar a tiempo.

En Lozano Vila & Asociados estamos comprometidos a elevar nuestro nivel de eficiencia con el uso y el apoyo de la tecnología.

Hace cinco años, implementamos el uso de un sistema de Manejo de Relaciones con el Cliente y un robusto sistema de manejo y administración de nuestra práctica legal que incluye entre otros un sistema unificado de asignación y seguimiento de tareas, registro de tiempos, facturación y portal de colaboración con el cliente.

Nos esmeramos constantemente por cumplir nuestros compromisos a tiempo sin descuidar la calidad. Implementamos constantemente procesos y mejores prácticas extraídas de lugares donde han funcionado exitosamente y estamos orgullosos de hacerlo.

Nuestro compromiso de entrega : T +3

Las solicitudes de nuestros clientes son atendidas dentro de las 24 horas hábiles siguientes (el Plazo).

Nos hemos propuesto darle trámite eficiente a lo que ingresa a la oficina, como lo que es : una orden de servicio, dentro de un plazo razonable.

Este plazo nos permite organizar mejor nuestro trabajo, tomarnos el tiempo suficiente, priorizar de manera adecuada los diversos asuntos de nuestros clientes y mejorar la calidad de nuestro servicio.

Cuando un cliente nos pide algo, nos encarga un asunto, nos solicita un documento lo hacemos siguiendo la metodología T+3 la cual resumimos a continuación :

Partimos de la base de días laborales de ocho horas (hábiles), donde existen dos bloques, el bloque AM, con 4 horas, y el bloque PM con el mismo número de horas.

1. La solicitud de nuestro cliente ingresa a través de cualquier medio (llamada, e-mail, Whatsapp), en algún momento del bloque.
2. Dentro del bloque siguiente, acusamos recibo y definimos internamente lo que hay que hacer.
3. En caso de tener de parte del cliente un mensaje de urgencia, procedemos a tratarlo como tal, acortando el Plazo y dándole trámite urgente.
4. En caso de no poder cumplir con le plazo fijado o solicitado, lo hacemos saber al cliente, esto ocurre cuando el asunto es complejo o no contamos con los recursos o información para hacerlo dentro del plazo requerido. El plazo se renegocia con el cliente.
5. De lo contrario nuestro compromiso es entregar el trabajo o solicitud dentro de las 24 horas hábiles siguientes contadas a partir del inicio del bloque siguiente en que la solicitud fue recibida.
6. A manera de ejemplo, si nuestro cliente nos solicita algo durante la mañana del lunes, su solicitud será atendida y el trabajo entregado como máximo al finalizar la tarde del jueves de la misma semana o antes, si es posible.

Hemos decidido compartir esta información con ustedes pues consideramos de vital importancia alinear las expectativas del cliente con nuestras capacidades, posibilidades y metodología de trabajo, la cual nos esmeramos todos los días en mejorar.