Sociedades Comerciales – Preparación de la Asamblea o Junta de Socios

Por Rodrigo Lozano Vila

Si usted es miembro de junta directiva, gerente, contador, revisor fiscal, funcionario de nivel alto o medio, en los próximos días deberá centrar su atención en la correcta preparación de la reunión del máximo órgano social de la sociedad de la que forma parte.

Si usted es accionista o socio, tendrá una oportunidad muy importante para conocer en detalle el estado actual de la sociedad en la cual usted tiene invertido parte de su patrimonio. Será una oportunidad única para tomar decisiones y acciones frente a su inversión.

Asistir a una reunión correctamente citada y debidamente preparada no es un favor que le hace la administración de la sociedad, es un derecho que usted tiene como socio o accionista.

Las sociedades comerciales se dividen en dos grandes grupos, las Sociedades de Personas, y las Sociedades de Capitales. En las primeras, como es el caso de las Sociedades de Responsabilidad Limitada (Ltda), el rasgo característico es que por su número reducido de socios (máximo 25), éstos se conocen entre sí, tienen la calidad de administradores y el derecho de inspección sobre los libros y asuntos sociales es permanente. Por el contrario en las Sociedades de Capital, como es el caso de las Sociedades Anónimas (S.A.), o las Sociedades por Acciones Simplificadas (S.A.S.), la consideración fundamental para la integración del capital no es la persona o el accionista sino el capital que éste pueda aportar al fondo social para desarrollar el objeto social. El accionista, una vez entrega su aporte (en dinero, o en especie) redime acciones y delega en terceros (Administradores) la gestión y dirección de la sociedad limitando la época del año y oportunidad en que puede inspeccionar los libros y asuntos sociales, y la forma en que puede incidir en la gestión y administración del negocio.

Por esta razón, reviste fundamental importancia el hecho de que antes de el último día hábil del mes de marzo se celebre la reunión del máximo órgano social de todas las sociedades comerciales en Colombia.

A continuación resaltamos los aspectos más importantes que deben ser considerados en esta etapa previa a la reunión.

1 – Convocatoria

La regla general establecida por la ley para las Sociedades Anónimas o S.A. y para las Sociedades de Responsabilidad Limitada (Ltda) consiste en que la convocatoria debe hacerse con una antelación mínima de quince (15) días hábiles, de los cuales no cuentan ni el día de la convocatoria ni el día de la reunión, salvo que los estatutos prevean un plazo mayor, nunca inferior.

Así las cosas, y previendo que el 31 de marzo próximo es un domingo, el último día hábil del mes será el día 29, viernes. Contando desde el jueves 28 para atrás, el día máximo en que se debe haber hecho la convocatoria es el pasado miércoles seis (6) de marzo, de ahí la pregunta del titulo de este artículo : ya lo citaron ?

Para el caso de las SAS, y previendo que hoy por hoy, la gran mayoría de sociedades comerciales en el país son de este tipo, el término de convocatoria, por regla general, salvo que por estatutos se haya pactado un plazo mayor (nunca menor) es de cinco (5) días. Usted deberá recibir la convocatoria el o antes del próximo miércoles veinte (20) de marzo próximo.

2 – Contenido de la convocatoria

En la convocatoria la administración de la sociedad debe indicar de manera clara la fecha, lugar y hora de la reunión e indicar de manera clara lo siguiente : (i) que los accionistas que no puedan asistir personalmente podrán hacerlo a través de apoderado y (ii) que durante el término de convocatoria los accionistas podrán acudir a las oficinas de administración de la sociedad para ejercer el derecho de inspección sobre los libros y documentos sociales que establece la ley.

En las reuniones ordinarias, los temas que deben tratarse están claramente definidos por la ley, y así la convocatoria no los señale, es importante resaltar que en una reunión de carácter ordinariamente los asociados tendrán derecho a que se les presente :

  • El informe de gestión de la Administración
  • El informe del Revisor Fiscal
  • Los Estados Financieros de la Sociedad
  • El proyecto de distribución de sociedad

Así mismo, será en la Asamblea Ordinaria donde habrá de tomarse decisiones tan importantes como la ratificación de cargos cuya elección no corresponda a la Junta Directiva, la ratificación o conformación de la Junta y la elección o ratificación del Revisor Fiscal.

Todas las decisiones de la Asamblea se deben adoptar previendo que en la reunión estén presentes o representadas un número mínimo de acciones (quórum) y que a partir de este número de acciones, las decisiones se adopten por mayorías, las cuales son simples (mitad más uno) o calificadas (un porcentaje superior).

Importante : No deje que otros decidan por usted ! Por el sistema de quórum y mayorías, el hecho de que con la sola presencia de la mitad más una de las acciones que integran el capital social pueda llevarse a cabo una reunión, y que sea a partir del quórum que se computen las acciones necesarias para adoptar una decisión, es muy probable que ante la ausencia de un grupo nutrido de accionistas, se integre quórum y sea precisamente un número  pequeño de accionistas quienes adopten una decisión trascendental para la sociedad que tendrá incidencia en los demás accionistas. Las decisiones del máximo órgano social vinculan a los ausentes y a los disidentes. 

2 – Derecho de Inspección

En este punto es importante resaltar que si usted está del lado de la gestión y administración de la sociedad, su obligación no termina con enviar la convocatoria a los accionistas, sino que debe estar acompañada de la gestión y diligencia consistente en tener a disposición de los asociados toda la información documental necesaria para que éstos puedan preparar de manera previa sus intervenciones, preguntas y observaciones el día de la reunión del máximo órgano social.

Si usted es socio o accionista, debe tener en cuenta que su derecho de inspección está limitado a la información financiera del último periodo y que la inspección como su nombre lo indica no supone una auditoría de fondo a las cifras del negocio o al negocio como tal. La inspección puede realizarse en la sede de administración de la sociedad, directamente o a través de apoderado.

3 – Estados Financieros

Los Estados Financieros que la administración deberá preparar y tener listos durante el término de convocatoria, pero que sobre todo deberá estar en capacidad de explicar y exponer en detalle el día de celebración de la reunión, son de vital importancia y la base fundamental para la toma de decisiones sobre la situación actual de la sociedad y el rumbo que habrá de definirse para su futuro.

Los Estados Financieros más importantes son el (i) el Balance, donde usted podrá conocer el volumen de activos de la sociedad, los pasivos y la situación del patrimonio, que en últimas, refleja el monto y fortaleza de su inversión y (ii) el Estado de Resultados o PyG, donde usted podrá conocer el volumen de los ingresos tanto por concepto de las operaciones del negocio como por otros conceptos (rendimientos e inversiones), los costos y gastos y los márgenes que determinan la utilidad de la cual una vez hechas las provisiones para el pago de impuestos aplicables a las sociedades, podrá determinarse el monto a repartir a los asociados a título de dividendo y a prorrata de su participación en el capital de la sociedad.

4 – Distribución de utilidades

Su participación en una sociedad tiene un fin e interés de lucro. Usted puede tener como objetivo, según el plan de negocios y la estrategia de la sociedad que usted debe conocer a partir del informe de gestión del gerente, recibir anualmente utilidades, como un rendimiento sobre le valor de su inversión. Su participación, como cualquier otro instrumento financiero tiene un valor y genera un rendimiento, siendo usted, y a partir de unos parámetros objetivos, quien podrá determinar si es o no una buena inversión, según sus características y nivel de riesgo.

Por otro lado, usted puede tener como objetivo la valorización de su inversión, la cual está dada por el mayor valor que adquiere su inversión por el crecimiento y fortalecimiento del patrimonio de la sociedad. En este caso su expectativa puede ser encontrar el momento oportuno para vender su participación y realizar la utilidad en ese momento, independientemente del hecho de que la sociedad haya o no repartido utilidades en el pasado.

Por esta razón, no siempre las sociedades comerciales, y esto depende mucho de lo que dicte el plan de negocios, la estrategia comercial y las decisiones de la administración, deciden repartir utilidades, ya que su distribución implica una reducción del capital de trabajo necesario para crecer y fortalecer el negocio.

Las utilidades se determinan con base en una información contable y financiera clara y llevada de conformidad a la ley y los reglamentos vigentes. Algunas sociedades, sobre todo sociedades de personas y pequeñas sociedades anónimas, suelen “esconder” en sus gastos, utilidades anticipadas, prebendas o beneficios a los asociados que inciden directamente en el monto final de la utilidad a repartir. Por esta razón es tan importante ejercer de manera seria y responsables el derecho de inspección para poder formular las preguntas necesarias y relevantes en el momento en que la administración presente el proyecto de distribución de utilidades.

Sobre las utilidades es importante señalar que existe una mayoría calificada (o especial) para adoptar decisiones que limiten su distribución o entrega en instrumentos diferentes al dinero en efectivo. Así mismo el proyecto de distribución de utilidades deberá señalar la forma y plazo para el pago de los dividendos decretados.

Los dividendos válidamente decretados dejan de ser parte del patrimonio de la sociedad, y se convierten en una deuda de carácter exigible a favor del asociado.

5 – Fecha, lugar y hora de la reunión

Las reuniones del máximo órgano social deben realizarse en la sede y domicilio de la sociedad. Para tener claridad sobre cual es el domicilio de la sociedad debe consultarse un certificado de existencia y representación legal de la sociedad. Es importante resaltar que no todas las sociedades comerciales cuentan con espacios amplios y adecuados para atender una reunión tan importante, razón por la cual es valido y aceptado que las reuniones se celebren en un lugar diferente a la sede de administración como en el salón de reuniones de un hotel, pero siempre en el domicilio o ciudad consignada en los registros públicos.

Es importante conocer la figura de la Reunión por Derecho Propio, según la cual, cuando no ha existido convocatoria por parte de la administración los asociados pueden concurrir el primer día hábil del mes de abril a la sede de administración de la sociedad para reunirse en calidad de asociados y como máximo órgano social, para tomar decisiones, dentro de las cuales están la remoción de los administradores como consecuencia de su negligencia por no haber citado a la reunión, sin perjuicio de las demás sanciones civiles y administrativas a que haya lugar.

6 – El gran día

En una próxima entrega resaltaremos los aspectos más relevantes a tener en cuenta el día de la reunión, incluyendo los elementos que debe incluir el informe de gestión de la administración.

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