Hacia atrás? Ni para tomar impulso.

Es normal que ante tanta incertidumbre y la gravedad de los hechos podamos sentir una tendencia a irnos hacia el lado de del pesimismo, a «cruzar los brazos» y esperar, de pronto con una mirada fatalista, lo que a bien tenga para depararnos el destino.

La respuesta debe ser clara y contundente : «no es el fin del mundo !» o por lo menos, no por ahora. En época de crisis tenemos que ver el vaso medio lleno, no medio vacío pero sobre todo, tenemos que ver los problemas como oportunidades.

En medio de la dinámica familiar, una gran oportunidad está en afinar el funcionamiento de los órganos de gobierno tanto empresarial como familiar. En este breve documento tenemos algunas propuestas para potencialidad el funcionamiento del Consejo de Familia (CdF), veamos !

Aprovechar el tiempo adicional 

Al no estar desplazándonos hacia la oficina y desde la oficina hacia la casa nos estamos ahorrando mínimo una hora de nuestro tiempo. No es fácil hacer el cambio de «chip» y trabajar de manera remota con 100% de eficiencia, pero un hecho claro es que podemos, si nos lo proponemos, contar con tiempo adicional. Podemos hacer una lista sencilla de en que quisiéramos o pudiéramos aprovechar este tiempo libre, y entre los beneficiados podríamos incluir a la familia, para aportar algo de tiempo y dedicación a los asuntos muy importantes que son muchas veces desplazados por otros asuntos. Podríamos por ejemplo dedicarle algo de tiempo al CdF y a la agenda de actividades, iniciativas y proyectos que se gestan a su interior.

Plataforma digital del trabajo y almacenamiento de documentos 

Muchos CdF no cuentan aún con alguna plataforma eficiente de trabajo en equipo, almacenamiento de información y seguimiento de eventos y reuniones. Estas herramientas hoy por hoy están a disposiciones del público en general para múltiples usos, entre ellos juntas directivas, equipos de trabajo e incluso familias. Abundan en el mercado las ofertas de este tipo de herramientas. Muy seguramente al interior de alguna de las empresas de la familia pueda ya existir este tipo de herramienta (CRM) y bastaría con unir un nuevo grupo de trabajo y algunos usuarios para beneficiarse sin costo adicional de su utilización y que resultan muy útiles y revitalizadoras para la familia.

Las reuniones del CdF

Ya hemos visto cómo todo el mundo se está reuniendo por Zoom, Meet, GoToMeeting y aplicaciones similares con gran facilidad y eficiencia. No son lamentablemente reuniones presenciales, pero si nos lo proponemos son reuniones que resultan ser muy eficientes, donde no nos toca desplazarnos y en las cuales la agenda de temas puede ser agotadas en un tiempo muy inferior al normal, pues «vamos a lo que vamos». La gran ventaja desde tipo de reuniones es que se limitan las excusas para los que usualmente no asisten, se puede garantizar su periodicidad y continuidad y quienes están a cargo del CdF pueden ver que los temas avanzan y la agenda se mueve.

La biblioteca familiar

Qué mejor que tener una nutrida biblioteca de temas que interesen a la familia en los asuntos propios de la dinámica familiar ? Contar con algunos textos básicos y otros especializados, lecturas para los más jóvenes, algo más denso para los curiosos ? Son muchos los libros que están a disposición en el mercado, muchos los estudios que son compartidos de manera libre en la red. Porque no hacer una búsqueda inicial y empezar a hacer una lista, e ir adquiriendo algunos ? Los libros se pueden adquirir en formato digital ante la imposibilidad de adquirirlos en físico. Esta época de nuevas iniciativas e ideas para no «quedarnos quietos» puede ser ideal para iniciar el proyecto «biblioteca». Un consejo adicional : porque no asignar esta tarea los más jóvenes que por estos días tienen algo de tiempo extra?

La agenda de trabajo 

Puede resultar útil aprovechar la plataforma de trabajo grupal para definir y socializar una agenda donde se cuente además con fechas, hitos y entregables. Esto hará que la dinámica de funcionamiento del CdF sea más ágil y que la gente se motive a participar y a aportar. Por agenda de trabajo no me refiero a un simple calendario, sino a los grandes temas que la familia ha querido adoptar como propios para desarrollar a lo largo del tiempo. Desde el gran, complejo y casi imposible proyecto a largo plazo, como aquellos de mediano y corto plazo, y porque no, las pequeñas acciones, tareas o proyectos pequeños que nos motivan a soñar con la familia que queremos y la dinámica que queremos que funcione a nuestro alrededor. La agenda de trabajo de una familia exitosa está definida por muchos proyectos, todos los cuales están claramente definidos, conceptualizados y a los cuales se les ha designado responsables con fechas, hitos y entregables.

El calendario de actividades 

Los hitos, fechas de entregables, reuniones e incluso las fechas importantes como los aniversarios de fundación de las empresas, los cumpleaños, las fechas para cumplir obligaciones y las grandes reuniones de la Asamblea de Familia, los Consejos de Familia, las reuniones de los Comités, y cuanta reunión o evento tenga lugar, deben estar en un calendario de uso común y compartido al cual todo el mundo pueda acceder de manera simple y sencilla como lo permite un calendario iCal, gmail o similar. Esta funcionalidad la permite la herramienta de trabajo colaborativo a las que se hace referencia en este escrito.

Tareas y responsabilidades 

En el marco de un proyecto tiene que haber responsables y dolientes. Suena duro decirlo, pero en muchas oportunidades nada como exponerlos públicamente para que cumplan ! Es por esto que las tareas asignadas deben constar por escrito y ser fácilmente identificables en cuanto a quien las asignó, en que fecha y porque medio. Ideal si el medio es centralizado, de fácil acceso y de consulta común.

Las tareas y responsables de los proyectos pueden ser asignadas en las plataformas de trabajo compartido y brindan la facilidad de poder ser consultadas por todos, revisar su estado, hacer seguimiento y lograr que quien las reciba y asigna puedan tener un mayor nivel de compromiso y ejecución en tiempo.

Una nueva metodología

El universo que se abre con este tipo de herramientas es infinito. Como lo mencioné, la oferta es amplia y existen desde sofisticadas herramientas hechas a la medidas con costosos desarrollos hasta el uso inteligente de plataformas tipo CRM, adaptadas con algo de inteligencia y dedicación para el uso de una familia. El aspecto tecnológico y la indecisión ante la oferta no pueden ser un obstáculo sino una oportunidad.

Entre las muchas otras funcionalidades que ofrecen este tipo de herramientas está la de poder hacer grupos de trabajo, usarlas como repositorio de información, evitar que circulen múltiples correos con el mismo tema, y que estos se vuelvan repetitivos y agotadores, recibir información de manera oportuna, acceder a ella de manera ágil, discutir documentos en línea y en tiempo real, entre muchas otras funcionalidades, con un ingrediente de valor agregado adicional y es que son lo suficientemente intuitivas y fáciles de usar como para acercar a la bisabuela de 88 años con el bisnieto de 12  ! Muchas de estas herramientas funcionan en aplicaciones de celular y tableta.

A manera de conclusión 

Sigamos tratando de sacarle las cosas buenas al periodo de encierro, sigamos viendo el vaso medio lleno y sigamos acumulando ideas para poder salir fortalecidos de esta importante prueba que estamos viviendo. No es el fin del mundo. La humanidad, los pueblos, nuestros compatriotas, nuestros amigos y gente cercana han sufrido tragedias complejas y vivido momentos difíciles de los cuales se ha comprobado, se logra salir exitosamente con un nuevo aire y enormes oportunidades para crecer y fortalecernos.